Flujo de trabajo para equipos de diseño con app de tareas: guía paso a paso

Los equipos pequeños de diseño gráfico o UX/UI suelen manejar varios clientes a la vez, cada uno con sus plazos, entregables y reuniones. La coordinación se complica cuando las tareas se dispersan en chats, correos o apps genéricas: es fácil perder el foco, olvidar detalles o mezclar prioridades. Foco está diseñado para resolver esto, permitiendo gestionar múltiples trabajos (clientes, proyectos internos o incluso tareas personales) en un mismo espacio, sin solaparlos.

1. Crear un contenedor por cliente o proyecto

Al abrir Foco, lo primero es crear un contenedor para cada cliente o proyecto. Por ejemplo: 'Cliente A - Rediseño web', 'Cliente B - Campaña redes' o 'Proyecto interno - Branding'. Cada contenedor tiene un nombre y un color único (azul para el Cliente A, verde para el interno, etc.). Así, al ver las tareas en el tablero, identificarás de un vistazo a qué trabajo pertenecen.

2. Añadir tareas con contexto real

• Título claro: 'Revisar wireframes versión móvil' o 'Entregar logo en vectores'.
• Fecha de vencimiento: el plazo real (ej.: '25/10'), que aparecerá en el calendario y en la vista 'Hoy'.
• Duración: minutos estimados (ej.: 120) para planificar el día.
• Prioridad: 'Urgente' para lo que bloquea a otros, 'Importante' para lo clave pero flexible.
• Etiquetas: añade términos como '#feedback', '#entrega' o '#reunión' para filtrar después.
• Notas: adjunta referencias (fotos de inspiración, audios de reuniones o transcripciones del Modo escucha).

Si dictas una tarea con la captura por voz (ej.: 'Reunión con el Cliente A el jueves a las 10 para revisar paleta de colores, urgente'), Foco detecta automáticamente la fecha, hora, prioridad y recurrencia, y crea la tarea ya rellenada con el audio adjunto.

3. Usar el modo Panorama para ver todo (y el modo Foco para concentrarse)

En el modo Panorama, Foco muestra las tareas de TODOS los trabajos a la vez, cada una con el color de su contenedor. Es útil para planificar la semana o detectar solapamientos. Cuando necesites concentrarte en un solo cliente, entra en su contenedor (modo Foco): el tablero filtrará y solo mostrará sus tareas, ocultando el resto.

4. Coordinar con el equipo sin perder información

• Invita a compañeros o clientes al contenedor de un proyecto por email. Solo los miembros aceptados pueden ver y editar las tareas.
• Asigna tareas a otros (ej.: 'Juan - Crear prototipo en Figma') y usa la vista Kanban para ver quién está trabajando en qué.
• Comparte una tarea concreta mediante un enlace público (ej.: para enviar un entregable a revisión), sin dar acceso al resto de Foco.

5. Capturar reuniones y feedback sin perder detalles

En una llamada con un cliente, activa el Modo escucha: Foco graba, transcribe y guarda el audio con marcas de tiempo. Después, adjunta la transcripción como nota en la tarea correspondiente (ej.: 'Feedback Cliente A - Logo'). Así, el equipo tendrá siempre el contexto real de lo que se acordó, sin depender de resúmenes manuales.

6. Comparación: Foco vs. alternativas para equipos de diseño

Muchos equipos usan apps de notas (como Notion o Google Keep) o hojas de cálculo para organizar tareas. El problema es que estas herramientas no están pensadas para gestionar múltiples trabajos a la vez:

• En una app de notas, las tareas de diferentes clientes se mezclan en una misma lista, sin colores ni filtros por proyecto. Foco separa cada trabajo en su contenedor y permite verlos juntos o por separado.
• En una hoja de cálculo, no hay recordatorios, prioridades ni fechas de vencimiento integradas. Foco muestra las tareas pendientes agrupadas por plazo (Hoy, Esta semana) y las sincroniza con tu calendario.
• Las apps genéricas no permiten asignar tareas a otros ni compartir enlaces públicos de una sola tarea. Foco sí, manteniendo el control sobre quién accede a qué.

Para equipos de diseño que trabajan con varios clientes, Foco evita la dispersión y centraliza todo en un solo lugar, con herramientas específicas para coordinación, plazos y contexto real.

7. Planes recomendados para equipos de diseño

• Plan Gratis: ideal para probar Foco. Incluye contenedores y tareas ilimitados, vistas Lista y Kanban, captura por voz (5 usos/mes) y etiquetas.
• Plan Foco (4 €/mes): añade la vista Calendario (para ver plazos junto a reuniones), sincronización con Google Calendar o Outlook, y colaboración para asignar tareas a otros.
• Plan Plus (20 €/mes): incluye Ráfaga ilimitada (para dictar varias tareas seguidas y que Foco las separe automáticamente) y funciones de IA con créditos mensuales.