Foco vs Todoist para freelancers con varios clientes: por qué Foco es la mejor alternativa a Todoist para centralizar tareas de múltiples fuentes

Gestionar varios clientes, proyectos o trabajos a la vez es un desafío común para freelancers, autónomos y equipos pequeños. La tentación de recurrir a herramientas como Todoist (una de las apps de tareas más populares) es comprensible: su interfaz sencilla y su enfoque minimalista atraen a quienes buscan algo rápido. Sin embargo, cuando el volumen de tareas crece y provienen de fuentes distintas (GitHub, Jira, emails, reuniones), Todoist muestra limitaciones que obligan a buscar alternativas. Aquí es donde Foco se posiciona como la best Todoist alternative for freelancers with multiple clients, especialmente para quienes necesitan centralizar todo en un solo lugar sin perder el control.

1. Centralización de tareas: por qué Todoist se queda corto con varios clientes

Todoist está diseñado para gestionar listas de tareas, pero su estructura se basa en proyectos individuales. Esto funciona bien si solo llevas uno o dos proyectos personales, pero se complica cuando trabajas con varios clientes o fuentes de tareas. Por ejemplo:

• Límite de proyectos activos en el plan gratuito: Todoist permite solo 5 proyectos activos en su versión gratuita. Si cada cliente o trabajo es un proyecto, este límite se agota rápidamente. Aunque el plan Pro aumenta este número a 300, sigue siendo un enfoque fragmentado: cada proyecto vive en su propia pestaña, sin una vista unificada de todas las tareas pendientes.
• Falta de integraciones profundas: Todoist ofrece integraciones básicas con herramientas como GitHub o Jira, pero son superficiales. Por ejemplo, puedes crear una tarea en Todoist desde un issue de GitHub, pero no se sincronizan automáticamente los cambios en el estado, las fechas o los comentarios. Si el issue se actualiza en GitHub, la tarea en Todoist queda obsoleta, obligándote a revisar manualmente cada herramienta.
• No hay captura automática de tareas: Todoist no extrae tareas de emails, reuniones o menciones en herramientas externas. Si recibes un correo con una solicitud urgente, debes copiarla manualmente a Todoist, lo que añade fricción y riesgo de olvidar detalles.

Foco, en cambio, está construido desde cero para quien lleva varios trabajos a la vez. Su estructura se basa en trabajos (contenedores con nombre y color), no en proyectos aislados. Esto permite:

• Trabajos ilimitados desde el plan gratuito: No hay límites en la cantidad de trabajos (clientes, proyectos o áreas personales) que puedes crear. Cada uno tiene su propio color, lo que facilita identificar visualmente las tareas de un vistazo.
• Vista Panorama: Muestra todas las tareas de todos los trabajos en una sola lista, cada una con el color de su trabajo. Esto elimina la necesidad de saltar entre pestañas o proyectos para ver qué tienes pendiente.
• Modo Foco: Si necesitas concentrarte en un solo trabajo, filtras el tablero para ver solo sus tareas, sin distracciones del resto.

1.1. Integraciones profundas: cómo Foco unifica tareas de GitHub, Jira y emails sin migrar datos

Uno de los mayores puntos fuertes de Foco frente a Todoist es su capacidad para centralizar tareas de múltiples fuentes sin que tengas que migrar datos o revisar cada herramienta por separado. Esto es posible gracias a su Copiloto, disponible en el plan Plus (20 €/mes). Estas son las diferencias clave:

• Conexiones con herramientas de trabajo: Foco se conecta por OAuth a GitHub, Jira, Linear, Asana, Notion y servidores MCP. Cada vez que te asignan un issue, una pull request o una tarea en estas plataformas, Foco la trae automáticamente como una tarea en el trabajo que elijas (o en uno automático, decidido por IA). Por ejemplo, si te asignan un issue en GitHub, aparecerá en Foco con el título, la descripción, la fecha de entrega y hasta los comentarios adjuntos como nota. Si marcas la tarea como hecha en Foco, puedes configurarlo para que se cierre automáticamente en GitHub (o se comente, según prefieras).
• Captura por email: Cada usuario de Foco Plus tiene una dirección personal de reenvío (ejemplo: u-xxxx@in.heyfoco.com). Al reenviar un correo a esa dirección, Foco extrae automáticamente una tarea con el asunto como título, el cuerpo del email como nota y adjunta el correo original. Si el email incluye fechas o plazos (ejemplo: "Necesito esto para el viernes"), Foco los detecta y los asigna a los campos correspondientes de la tarea.
• Modo escucha: Graba reuniones y transcribe el audio, guardando tanto la grabación como la transcripción literal como nota adjunta a una tarea. Aunque no crea tareas automáticamente, te permite capturar información clave sin perder detalles. Por ejemplo, si en una reunión te asignan una tarea verbal, puedes grabarla, transcribirla y luego convertirla en una tarea con un clic.

La productividad no se trata de gestionar más herramientas, sino de reducir la fricción entre ellas: si una tarea existe en GitHub, Jira o un email, debería aparecer en tu lista principal sin que tengas que copiarla manualmente.

2. Flexibilidad y personalización: cómo Foco se adapta a flujos de trabajo complejos

Todoist es una herramienta sencilla, y esa es su mayor virtud... y su mayor limitación. Su enfoque minimalista funciona bien para listas personales o proyectos lineales, pero se queda corto cuando necesitas personalizar vistas, prioridades o flujos de trabajo para varios clientes. Estas son las diferencias clave:

2.1. Vistas y organización de tareas

Todoist ofrece una vista principal en lista, con opciones para agrupar tareas por proyecto, fecha o prioridad. Sin embargo, carece de flexibilidad para adaptarse a diferentes flujos de trabajo:

• Solo una vista por defecto: No hay modo Kanban, calendario interactivo o vistas personalizables. Si necesitas visualizar tareas en un tablero o en un calendario, debes recurrir a integraciones externas (como Trello o Google Calendar), lo que fragmenta tu flujo.
• Filtros limitados en el plan gratuito: Los filtros avanzados (ejemplo: "tareas urgentes de los últimos 3 días") requieren el plan Pro. En el plan gratuito, solo puedes filtrar por proyecto o etiqueta básica.
• No hay fechas de realización: Todoist solo permite asignar una fecha de vencimiento por tarea. Si necesitas planificar cuándo vas a trabajar en una tarea (no solo cuándo vence), debes recurrir a etiquetas o comentarios, lo que complica la organización.

Foco, en cambio, está diseñado para adaptarse a cómo trabajas, no al revés. Ofrece tres vistas que puedes cambiar con un clic:

• Lista: Agrupa tareas pendientes por fecha (Hoy, Esta semana, Más adelante, Sin fecha) y muestra una sección plegable de tareas hechas. Puedes filtrar y agrupar por fecha de realización (cuándo trabajarás en la tarea) o fecha de entrega (cuándo vence), lo que te permite separar la planificación de los plazos.
• Kanban: Columnas personalizables (ejemplo: "Por hacer", "En progreso", "Revisión", "Hecho") que funcionan tanto en escritorio (arrastrar y soltar) como en móvil (pestañas). Ideal para flujos de trabajo ágiles o para visualizar el estado de tareas de varios clientes a la vez. Si usas el método Kanban para freelancers con varios trabajos, esta vista es una herramienta poderosa.
• Calendario: Muestra tareas y eventos sincronizados de Google Calendar o Outlook en una vista semanal o mensual (en escritorio) o diaria (en móvil). Las tareas aparecen con su bloque de duración, lo que te ayuda a planificar tu día sin solapamientos. Si gestionas clientes en diferentes zonas horarias, esta vista es clave para evitar conflictos (más detalles en este artículo sobre gestión de plazos en zonas horarias).

2.2. Campos de tareas: más allá de lo básico

En Todoist, una tarea se limita a un título, una fecha de vencimiento, una prioridad (1-4) y etiquetas. Foco va más allá, ofreciendo campos que te ayudan a detallar y priorizar tareas sin salir de la app:

• Fecha de realización vs. fecha de entrega: En Foco, puedes asignar dos fechas distintas a una tarea: una para cuándo planeas trabajar en ella (fecha de realización, con hora y bloque de duración) y otra para cuándo debe estar terminada (fecha de entrega). Esto es útil para separar la planificación de los plazos. Por ejemplo, una tarea puede tener una fecha de realización el lunes (para trabajar en ella) y una fecha de entrega el viernes (para entregarla al cliente).
• Prioridades visuales: Foco usa tres niveles de prioridad (normal, importante, urgente) que se muestran con colores en la lista, lo que facilita identificar qué requiere atención inmediata. Si usas el método ABCDE para priorizar tareas, estos niveles encajan perfectamente con sus categorías.
• Recurrencia inteligente: Puedes configurar tareas recurrentes diarias, semanales (con días específicos), mensuales o anuales. Cuando completas una tarea recurrente, Foco crea automáticamente la siguiente ocurrencia, manteniendo la misma configuración.
• Etiquetas ilimitadas con color: A diferencia de Todoist, donde las etiquetas son simples textos, en Foco cada etiqueta tiene un color, lo que te permite categorizar tareas visualmente (ejemplo: etiqueta roja para "urgente", azul para "cliente X").
• Responsables y colaboración: Puedes asignar tareas a otros miembros de un trabajo (solo a personas que hayas invitado y aceptado) o compartir una tarea concreta mediante un enlace público, sin dar acceso al resto de Foco.

3. Captura de tareas: cómo Foco elimina la fricción de añadir tareas desde cualquier fuente

Una de las mayores frustraciones al gestionar varios trabajos es olvidar tareas o perder tiempo copiándolas manualmente de un sitio a otro. Todoist ofrece captura por voz y atajos de teclado, pero sigue siendo un proceso manual. Foco, en cambio, está diseñado para capturar tareas sin esfuerzo, incluso cuando provienen de fuentes externas:

3.1. Captura por voz y Ráfaga: dictar tareas sin teclear

En Todoist, la captura por voz es básica: dictas una tarea y la app la transcribe como texto. Foco va un paso más allá con dos funciones clave:

• Captura por voz con detección automática: Dictas una tarea (ejemplo: "Revisar pull request de GitHub para el cliente X, urgente, para el jueves a las 10 AM, con recordatorio 30 minutos antes") y Foco detecta automáticamente la fecha, hora, prioridad, recurrencia y recordatorio, creando la tarea ya rellenada. Además, adjunta el audio como nota, por si necesitas revisarlo después.
• Ráfaga: Si dictas varias tareas seguidas (ejemplo: "Llamar a María para el proyecto A. Enviar informe a Juan para el cliente B. Revisar contrato del cliente C"), Foco las separa en vivo y te muestra una lista de tareas detectadas para que las revises, edites o descartes antes de guardarlas todas de golpe. En el plan gratuito, tienes 5 usos al mes y el dictado dura hasta 2 minutos; en el plan Plus, es ilimitado.

3.2. Modo escucha: grabar reuniones y transcribirlas al instante

En Todoist, si quieres capturar información de una reunión, debes tomar notas manualmente o grabarla en otra app y luego copiar los detalles. Foco simplifica este proceso con el modo escucha: grabas una reunión (con marcas de tiempo) y la app transcribe el audio, guardando tanto la grabación como la transcripción literal como nota adjunta a una tarea. Esto es útil para:

• Capturar tareas verbales asignadas en reuniones (ejemplo: "Juan, encárgate de revisar el contrato antes del viernes").
• Guardar detalles importantes sin perder tiempo tomando notas.
• Revisar conversaciones clave sin tener que escuchar toda la grabación.

Aunque el modo escucha no crea tareas automáticamente, reduce el trabajo manual y te permite convertir la información en tareas con un par de clics.

4. Colaboración y sincronización: cómo Foco facilita el trabajo en equipo (sin planes caros)

Si trabajas con otros freelancers, asistentes o clientes, la colaboración es clave. Todoist ofrece workspaces compartidos, pero con limitaciones importantes:

• Workspaces compartidos solo en el plan Business: En Todoist, los workspaces de equipo (donde varios usuarios pueden colaborar en proyectos) requieren el plan Business, que cuesta 8 USD/usuario/mes (pagado anualmente). Si trabajas con un asistente o un colaborador ocasional, este coste puede ser prohibitivo.
• Sin asignación de tareas en el plan gratuito: En el plan gratuito de Todoist, no puedes asignar tareas a otros usuarios. Esto obliga a usar comentarios o etiquetas para delegar, lo que complica el seguimiento.
• Sin enlaces públicos para tareas: Todoist no permite compartir una tarea concreta mediante un enlace público. Si necesitas enviar una tarea a un cliente o colaborador externo, debes copiarla manualmente o invitarlo al proyecto (lo que le da acceso a todo).

Foco, en cambio, incluye colaboración desde el plan Foco (4 €/mes), sin costes adicionales por usuario:

• Invitar a colaboradores por email: Puedes añadir a otras personas a un trabajo específico (ejemplo: un cliente o un asistente) y asignarles tareas. Solo los miembros aceptados pueden ver y editar las tareas de ese trabajo.
• Enlaces públicos para tareas: Si necesitas compartir una tarea concreta con alguien externo (ejemplo: un cliente que quiere revisar el estado de un entregable), generas un enlace público que solo da acceso a esa tarea, sin mostrar el resto de Foco.
• Sincronización de calendario: Conectas Google Calendar o Outlook y ves tus eventos externos junto a tus tareas en el calendario de Foco. Esto te ayuda a evitar solapamientos y a planificar tu día teniendo en cuenta reuniones y plazos.

5. Precios: ¿cuál es la mejor opción para tu flujo de trabajo?

La elección entre Foco y Todoist depende de qué necesitas gestionar y cuánto estás dispuesto a pagar. Estos son los escenarios donde cada herramienta brilla:

5.1. Elige Todoist si...

• Solo gestionas uno o dos proyectos personales y no necesitas integraciones profundas con otras herramientas.
• Prefieres una interfaz minimalista y no te importan las limitaciones del plan gratuito (5 proyectos activos, sin recordatorios).
• No trabajas con varios clientes o fuentes de tareas externas (emails, GitHub, Jira, etc.).
• No necesitas vistas avanzadas (Kanban, calendario) ni campos detallados en las tareas.

5.2. Elige Foco si...

• Gestionas varios clientes, proyectos o trabajos a la vez y necesitas una vista unificada de todas tus tareas.
• Quieres centralizar tareas de GitHub, Jira, emails y reuniones sin tener que copiarlas manualmente o revisar cada herramienta por separado. Foco es la best Todoist alternative for freelancers with multiple clients porque elimina esta fricción con su Copiloto (plan Plus).
• Necesitas flexibilidad en las vistas (lista, Kanban, calendario) y en los campos de las tareas (fechas de realización y entrega, prioridades, recurrencia, etc.).
• Trabajas con colaboradores y quieres asignar tareas o compartir enlaces públicos sin pagar por usuario adicional (como exige Todoist Business).
• Prefieres capturar tareas por voz, email o grabación de reuniones sin perder tiempo transcribiendo o copiando información.

En cuanto a precios, estos son los detalles clave (precios de Todoist verificados a fecha 2026-07-09):

• Todoist Free: Gratis, pero con límites (5 proyectos activos, sin recordatorios, sin adjuntos).
• Todoist Pro: 5 USD/usuario/mes (pagado anualmente) o 7 USD/usuario/mes (pagado mensualmente). Incluye recordatorios, 300 proyectos activos y adjuntos, pero no workspaces de equipo.
• Todoist Business: 8 USD/usuario/mes (pagado anualmente) o 10 USD/usuario/mes (pagado mensualmente). Incluye workspaces compartidos y controles de administración, pero el coste por usuario puede ser alto para equipos pequeños.
• Foco Gratis: Gratis permanente, con trabajos y tareas ilimitados, vistas lista y Kanban, captura por texto y voz, y etiquetas. Ideal para empezar sin límites de proyectos.
• Foco (4 €/mes): Añade vista de calendario, sincronización de calendario, colaboración y asignación de tareas. Perfecto si necesitas más flexibilidad sin pagar por IA.
• Foco Plus (20 €/mes): Incluye todo lo anterior más el Copiloto: conexiones con GitHub, Jira, Asana, Notion y servidores MCP; captura por email; briefing diario; y Ráfaga ilimitada. La mejor opción si gestionas múltiples fuentes de tareas y quieres automatizar la captura.

El coste de una herramienta no es solo su precio, sino el tiempo que te ahorra: si Foco elimina horas de trabajo manual copiando tareas o revisando herramientas, su valor supera con creces la inversión.

6. Conclusión: por qué Foco es la mejor alternativa a Todoist para freelancers con varios clientes

Todoist es una herramienta sólida para gestionar listas de tareas personales o proyectos sencillos, pero se queda corta cuando necesitas centralizar tareas de múltiples fuentes, colaborar con otros o personalizar tu flujo de trabajo. Su enfoque minimalista es una ventaja para algunos, pero una limitación para quienes llevan varios clientes o trabajos a la vez.

Foco, en cambio, está diseñado específicamente para este perfil: freelancers, autónomos y equipos pequeños que necesitan unificar tareas de GitHub, Jira, emails y reuniones en un solo lugar, sin límites de proyectos ni costes ocultos por usuario. Con sus vistas flexibles, campos detallados, captura automática y colaboración desde el plan básico, Foco elimina la fricción de gestionar varios trabajos, permitiéndote concentrarte en lo que importa: entregar resultados a tus clientes.

Si buscas una best Todoist alternative for freelancers with multiple clients, Foco es la opción que te dará control, flexibilidad y menos trabajo manual. Prueba el plan gratuito y descubre cómo puede transformar tu forma de organizar el trabajo.

FAQ

¿Foco es mejor que Todoist para freelancers?

Depende de tu flujo de trabajo. Si gestionas varios clientes o fuentes de tareas (GitHub, Jira, emails), Foco es mejor porque centraliza todo en un solo lugar sin límites de proyectos. Si solo llevas uno o dos proyectos personales, Todoist puede ser suficiente.

¿Puedo migrar mis tareas de Todoist a Foco?

Sí, puedes exportar tus tareas de Todoist en formato CSV y luego importarlas a Foco. Sin embargo, Foco no tiene una integración directa con Todoist, por lo que la migración requiere pasos manuales.

¿Foco tiene app para móvil?

Sí, Foco tiene app para iOS y Android, además de versión de escritorio. Todas las funciones (vistas, captura por voz, modo escucha) están disponibles en ambas plataformas.

¿Qué integraciones tiene Foco con otras herramientas?

Foco se integra con GitHub, Jira, Linear, Asana, Notion y servidores MCP (mediante OAuth). También sincroniza con Google Calendar y Outlook para mostrar eventos externos junto a tus tareas.

¿Cuánto cuesta Foco Plus y qué incluye?

Foco Plus cuesta 20 €/mes e incluye el Copiloto: conexiones con herramientas de trabajo, captura por email, briefing diario, Ráfaga ilimitada y funciones de IA con créditos mensuales.