Cómo crear un sistema de onboarding para clientes en una app de tareas: guía paso a paso con Foco

Si gestionas varios clientes a la vez, saber cómo crear un sistema de onboarding para clientes en una app de tareas te ahorrará tiempo y evitará olvidos. Foco está diseñado para centralizar las tareas de múltiples trabajos (clientes, proyectos o áreas personales) en un solo lugar, con funciones que facilitan el seguimiento, los recordatorios y la colaboración. En esta guía, te explicamos cómo estructurar un onboarding eficiente usando contenedores de trabajo, plantillas de tareas y automatizaciones básicas.

1. Crea un contenedor de trabajo para cada cliente

• Abre Foco y pulsa el botón '+' en la barra lateral para añadir un nuevo trabajo.
• Asigna un nombre claro (ej.: 'Onboarding - Cliente X') y elige un color distintivo. Este color aparecerá en todas las tareas de ese cliente, tanto en el modo Panorama (donde ves todas las tareas juntas) como en el modo Foco (donde filtras solo las de ese trabajo).
• Repite el proceso para cada cliente. Si ya tienes trabajos creados para otros proyectos del mismo cliente, puedes agrupar el onboarding dentro de ese contenedor o crear uno nuevo (depende de si prefieres separar fases o unificarlas).

2. Diseña una plantilla de tareas para el onboarding

• Dentro del contenedor del cliente, crea una tarea por cada paso del onboarding (ej.: 'Enviar contrato', 'Recopilar datos fiscales', 'Primera reunión de alineación').
• Para cada tarea, configura:
• - Fecha de vencimiento: ajusta plazos realistas (ej.: 'Enviar contrato' con vencimiento en 2 días).
• - Prioridad: marca como 'Importante' o 'Urgente' los pasos críticos.
• - Recordatorio: programa alertas (ej.: 1 día antes del vencimiento).
• - Responsables: asígnate a ti mismo o a un colaborador si trabajas en equipo.
• - Etiquetas: usa etiquetas como '#onboarding' o '#documentación' para filtrar después.
• - Notas: adjunta plantillas de emails, enlaces a formularios o instrucciones (puedes grabar un audio con las indicaciones y adjuntarlo).
• Guarda esta lista como referencia para futuros clientes. En Foco no hay plantillas nativas, pero puedes duplicar el contenedor completo (con todas sus tareas) cuando inicies un nuevo onboarding.

3. Automatiza recordatorios y tareas recurrentes

• Para pasos que se repiten en cada onboarding (ej.: 'Enviar recordatorio de pago a los 7 días'), configura la recurrencia:
• - Pulsa en la tarea, selecciona 'Recurrencia' y elige 'Semanal' o 'Mensual'.
• - Define los días concretos (ej.: 'Cada lunes').
• - Al marcar la tarea como 'Hecha', Foco generará automáticamente la siguiente ocurrencia con la misma configuración.
• Usa la captura por voz para crear tareas rápidas: di 'Enviar contrato a Cliente X, vencimiento mañana, prioridad urgente, recordatorio en 1 hora' y Foco rellenará los campos por ti. En el plan Plus, la función Ráfaga te permite dictar varias tareas seguidas y revisarlas antes de guardarlas.

4. Comparte tareas con el cliente y haz seguimiento

• Invita al cliente al contenedor de trabajo: pulsa el icono de colaboración, introduce su email y asígnale tareas específicas (ej.: 'Firmar contrato'). Solo verá las tareas que le asignes, no el resto de tu tablero.
• Para pasos que no requieren acceso a Foco (ej.: 'Rellenar formulario'), genera un enlace público de la tarea: pulsa en la tarea, selecciona 'Compartir' y copia el enlace. El cliente verá solo esa tarea, sin acceder a tu espacio de trabajo.
• Usa el modo Kanban para visualizar el progreso: crea columnas como 'Por hacer', 'En progreso' y 'Completado'. Arrastra las tareas entre columnas según avancen (en escritorio) o usa las pestañas (en móvil).

5. Revisa y ajusta el sistema con el modo Panorama

• En el modo Panorama, Foco muestra todas tus tareas (de todos los clientes y proyectos) con el color de su contenedor. Revisa esta vista semanalmente para detectar cuellos de botella:
• - Si ves muchas tareas del mismo color acumuladas, puede que ese cliente requiera más atención.
• - Si hay tareas 'Sin fecha' en rojo (prioridad urgente), asígnales un vencimiento.
• Aprovecha la vista Calendario para ver los plazos del onboarding junto a tus otros compromisos. Conecta Google Calendar o Outlook para superponer eventos externos (ej.: reuniones) y evitar solapamientos.

Por qué Foco gana para gestionar onboarding de clientes frente a alternativas genéricas

La mayoría de apps de tareas o notas están pensadas para un único proyecto o para uso personal. Si intentas gestionar el onboarding de varios clientes en ellas, te encontrarás con limitaciones: etiquetas sueltas que no agrupan tareas por cliente, recordatorios dispersos o la imposibilidad de asignar tareas a colaboradores sin darles acceso a todo. Foco resuelve esto con contenedores de trabajo independientes (cada uno con su color y configuración), vistas que filtran por cliente y colaboración granular (compartir solo lo necesario). Además, funciones como la captura por voz, la recurrencia automática y la sincronización con calendarios están diseñadas para ahorrar tiempo en procesos repetitivos como el onboarding.