Evento de empresa

Organizar un evento de empresa parece sencillo hasta que llega el dia y falta la mitad de las cosas: el catering sin confirmar, las invitaciones que nadie envio, la sala sin montar. Un evento tiene muchas piezas pequeñas que dependen unas de otras, y basta que una se olvide para que se note delante de todo el equipo.

Este panel reparte el trabajo en cinco fases claras, desde definir para que sirve el evento hasta recoger que salio bien despues. Cada fase tiene sus tareas y su momento, de modo que puedas avanzar sin llevarlo todo en la cabeza y sin que las prisas del final se coman lo importante.

Como fluye el panel

Las fases van en el orden natural del evento: primero se decide, luego se prepara, se difunde, se ejecuta el dia y por ultimo se cierra. Ver todas a la vez avisa de lo que va con retraso mientras aun hay margen para arreglarlo.

Concepto

El punto de partida, donde se decide para que es el evento antes de gastar nada:

• Definir objetivo y publico del evento
• Fijar la fecha con margen
• Estimar el presupuesto disponible

Preparacion

La logistica que sostiene el evento y que conviene cerrar pronto:

• Reservar el lugar segun el aforo
• Cerrar la agenda del dia
• Contratar catering acorde al numero de asistentes

Difusion

Avisar a la gente y preparar lo que se entregara o mostrara:

• Enviar las invitaciones con antelacion
• Confirmar asistentes para ajustar la logistica
• Preparar los materiales necesarios

Dia del evento

La ejecucion, donde lo preparado se pone en marcha:

• Montar el espacio antes de la llegada
• Coordinar el programa durante el dia

Seguimiento

El cierre que casi todos olvidan y que hace mejor el proximo evento:

• Enviar encuesta de valoracion a los asistentes
• Recoger lecciones aprendidas para la proxima vez

Como funciona en Foco

Al importarla, Foco crea el trabajo "Evento" con estas columnas como panel Kanban. Arrastras cada tarea de una fase a la siguiente segun avanza; en el ordenador con arrastrar y soltar, en el movil pasando de columna por pestañas.

En Panorama ves las tareas del evento junto a las de tus otros trabajos a la vez, cada uno con su color, y puedes asignar cada encargo a quien lo lleva y ponerle recordatorio para que la reserva o las invitaciones no se pasen de fecha.