Cómo centralizar tareas de GitHub, Jira, Asana, Notion y emails en un solo sitio sin migrar datos

Si gestionas varios clientes o proyectos, recibes tareas en GitHub (issues), Jira (tickets), Asana (proyectos), Notion (páginas) y correos. Saltar entre estas apps fragmenta tu atención: pierdes tiempo buscando dónde está cada tarea, olvidas plazos y duplicas trabajo al copiar información manualmente. La solución no es migrar todo a una sola herramienta (implica reescribir tareas, perder enlaces originales y pedir a los clientes que cambien sus flujos), sino conectar las apps originales y ver sus tareas en un único tablero sin tocar los datos. Así mantienes el contexto, evitas duplicados y no dependes de que otros adapten sus herramientas a ti.

Foco Plus hace esto mediante conexiones OAuth con GitHub, Jira, Asana, Notion y servidores MCP. Trae automáticamente las tareas asignadas a ti en cada plataforma, las agrupa por cliente o proyecto (con colores distintos) y te permite completarlas en Foco para que se actualicen también en el origen (opcional). Además, captura tareas desde emails reenviados a una dirección única u-xxxx@in.heyfoco.com y las convierte en tareas con fechas, prioridades y el correo adjunto como nota. Todo esto sin migrar datos ni configurar APIs complejas.

Paso a paso real: cómo configurar las conexiones en Foco Plus

1. Crea tus trabajos (clientes o proyectos) con colores distintos

Antes de conectar herramientas, define tus trabajos en Foco. Cada uno es un contenedor de tareas con un nombre y un color. Ejemplo práctico:

• Cliente A - Desarrollo web (azul): Issues de GitHub y Jira asignadas a ti en este proyecto.
• Cliente B - Diseño UX (verde): Tareas de Asana y páginas de Notion donde te mencionan.
• Proyecto interno - Documentación (rojo): Correos con plazos internos y tareas recurrentes.

Los colores ayudan a identificar las tareas al instante en el modo Panorama (donde ves todas las tareas juntas). Por ejemplo, si una issue de GitHub aparece en azul, sabes que es del Cliente A sin necesidad de leer el título. Esto reduce el cambio de contexto: en 0.5 segundos distingues a qué cliente pertenece cada tarea.

2. Conecta GitHub, Jira, Asana y Notion con OAuth (sin compartir contraseñas)

Ve a Configuración > Conexiones y elige la herramienta. Foco te redirigirá a la página de autorización de cada servicio (ejemplo: GitHub te pedirá que inicies sesión y apruebes los permisos). Una vez conectado, configura el trabajo destino:

• Automático (recomendado para la mayoría): Foco usa IA para asignar cada tarea al trabajo correcto. Ejemplo: si una issue de GitHub contiene el texto "Cliente A - Bug en el checkout", la asignará al trabajo "Cliente A - Desarrollo web". La IA aprende de tus ajustes manuales para mejorar con el tiempo.
• Trabajo fijo: Todas las tareas de esa herramienta irán siempre al mismo trabajo. Útil si un cliente usa solo una app (ejemplo: todas las tareas de Asana del Cliente B van al trabajo "Cliente B - Diseño UX").

Qué tareas trae cada conexión:

• GitHub: Issues y pull requests donde te mencionan o asignan (incluye enlaces al issue original y comentarios).
• Jira: Issues asignados a ti en los proyectos que autorizaste (con enlaces al ticket y campos personalizados).
• Asana: Tareas asignadas a ti en los proyectos conectados (con descripciones y archivos adjuntos).
• Notion: Páginas o tareas donde te mencionan o asignan (con enlaces a la página original).
• Servidores MCP: Issues de herramientas como Linear o cualquier instancia MCP (configurable por URL).

3. Captura tareas de emails sin reenviar manualmente

Cada usuario de Foco Plus tiene una dirección única de captura: u-xxxx@in.heyfoco.com (la encuentras en Configuración > Captura por email). Reenvía un correo a esa dirección y Foco creará una tarea con:

• Título: El asunto del correo (ejemplo: "Revisión de diseño para el viernes").
• Fecha de entrega: Si el correo menciona un plazo (ejemplo: "para el viernes"), Foco lo extrae y lo añade como fecha de entrega.
• Nota adjunta: El cuerpo del correo (texto, imágenes o archivos adjuntos).
• Prioridad: Si el correo incluye palabras como "urgente" o "importante", Foco asigna la prioridad correspondiente.

Ejemplo real: un cliente te envía un correo con el asunto "Correcciones en el informe Q2 - plazo 15/05" y el cuerpo "Necesito que revises las páginas 5 a 8 antes del jueves". Al reenviarlo a u-xxxx@in.heyfoco.com, Foco crea una tarea con:

• Título: "Correcciones en el informe Q2 - plazo 15/05".
• Fecha de entrega: 15/05.
• Fecha de realización: 14/05 (un día antes, si activaste la opción de buffer).
• Prioridad: Importante (por la palabra "plazo").
• Nota adjunta: El correo completo con el texto y archivos.

4. Organiza las tareas traídas automáticamente (ejemplos concretos)

Una vez conectadas las herramientas, Foco traerá las tareas y las mostrará en el modo Panorama (todas juntas, cada una con el color de su trabajo). Para organizarlas:

• Vista Lista: Agrupa tareas por fecha (Hoy, Esta semana, Más adelante). Ejemplo: si hoy es lunes y tienes 3 tareas con fecha de realización "hoy" (una de GitHub, otra de Asana y otra de un correo), las verás juntas en la sección "Hoy". Usa el filtro por fecha de entrega para ver qué vence pronto (ejemplo: tareas con plazo en los próximos 3 días).
• Vista Kanban: Crea columnas personalizadas como "Por hacer", "En progreso", "Bloqueado" o "Esperando feedback". En escritorio arrastra y suelta tareas entre columnas; en móvil usa pestañas. Ejemplo: mueve una issue de GitHub a "Bloqueado" si esperas respuesta del cliente.
• Vista Calendario: Ve las tareas con fecha de realización en un calendario semanal o mensual (en escritorio) o diario (en móvil). Útil para planificar días con múltiples plazos. Ejemplo: si el martes tienes una tarea de Asana con fecha de realización a las 10:00 y otra de Jira a las 15:00, las verás en el calendario para evitar solapamientos.

Para concentrarte en un solo cliente, entra en el modo Foco: el tablero filtra y solo muestra las tareas de ese trabajo. Ejemplo: si seleccionas el trabajo "Cliente A - Desarrollo web", verás solo las issues de GitHub y Jira de ese cliente, sin distracciones de otros proyectos.

5. Completa tareas en Foco y sincroniza con el origen (opcional)

Cuando marques una tarea como hecha en Foco, puedes elegir que se actualice también en la herramienta original. Para activarlo, ve a la configuración de la conexión y marca "Completar también en el origen". Ejemplos de lo que ocurre:

• GitHub: La issue se cierra automáticamente y se añade un comentario "Completado en Foco".
• Jira: El ticket pasa a estado "Done" y se registra la fecha de finalización.
• Asana: La tarea se marca como completada y se notifica al equipo.
• Notion: La página o tarea se marca como hecha (si el campo existe).

Esto evita tener que actualizar dos sitios y mantiene sincronizados los datos. Excepción: si una tarea recurrente (ejemplo: revisión semanal de documentación) se completa en Foco, se creará automáticamente la siguiente ocurrencia, pero no se cerrará en el origen (para evitar ciclos infinitos).

Casos reales: cómo usan esta función freelancers y equipos pequeños

Caso 1: Desarrollador freelance con 3 clientes (GitHub, Jira y emails)

Situación: Un desarrollador trabaja con un cliente que usa GitHub (issues), otro que usa Jira (tickets) y un tercero que envía peticiones por correo. Antes, revisaba cada herramienta por separado y copiaba las tareas a una hoja de cálculo. Problemas: olvidaba plazos, perdía enlaces a issues y duplicaba trabajo al actualizar dos sitios.

Solución con Foco Plus:

• Crea 3 trabajos: "Cliente A - GitHub" (azul), "Cliente B - Jira" (verde) y "Cliente C - Correos" (rojo).
• Conecta GitHub y Jira con trabajo destino Automático.
• Configura la dirección u-xxxx@in.heyfoco.com para capturar correos del Cliente C.
• Activa la opción "Completar también en el origen" para GitHub y Jira.

Resultado: Todas las tareas aparecen en Foco con su color. Ejemplo: el lunes por la mañana ve en el modo Panorama que tiene 2 issues de GitHub (azul), 1 ticket de Jira (verde) y 3 correos capturados (rojo). Usa la vista Lista para ver qué vence hoy y la vista Calendario para planificar la semana. Al completar una issue de GitHub, se cierra automáticamente en GitHub sin necesidad de abrir la app.

Caso 2: Diseñador UX con 2 clientes (Asana y Notion) y tareas internas

Situación: Un diseñador gestiona tareas en Asana para un cliente, páginas en Notion para otro y correos internos. Antes, usaba Asana para todo, pero perdía contexto al copiar páginas de Notion y olvidaba plazos de correos.

Solución con Foco Plus:

• Crea 3 trabajos: "Cliente X - Asana" (amarillo), "Cliente Y - Notion" (morado) y "Interno - Diseño" (gris).
• Conecta Asana y Notion con trabajo destino Trabajo fijo (Asana al trabajo "Cliente X", Notion al "Cliente Y").
• Configura la captura por email para correos internos (trabajo destino Automático).

Resultado: En el modo Panorama, ve todas las tareas con sus colores. Ejemplo: una tarea de Asana (amarilla) con fecha de entrega el miércoles y una página de Notion (morada) para revisar el jueves. Usa etiquetas como #feedback o #revisión para filtrar tareas similares de distintos clientes. Al completar una tarea de Asana, se marca como hecha en Asana sin salir de Foco.

Errores comunes y cómo evitarlos

1. No configurar el trabajo destino correctamente

Error: Conectar GitHub con trabajo destino Automático pero no revisar las asignaciones iniciales. Ejemplo: una issue de GitHub con el texto "Bug en el login - Cliente A" se asigna al trabajo equivocado porque la IA no tiene contexto previo.

Solución: Revisa las primeras 10 tareas traídas por cada conexión y corrige manualmente las asignaciones incorrectas. La IA aprende de estos ajustes para mejorar en el futuro.

2. No usar la captura por email para correos con plazos

Error: Reenviar correos a u-xxxx@in.heyfoco.com pero no revisar si Foco detectó correctamente las fechas. Ejemplo: un correo con el texto "Necesito esto para el 20/05" no tiene fecha de entrega en la tarea creada.

Solución: Revisa las tareas creadas desde emails y edita manualmente las fechas si no se detectaron. Foco mejora la detección con el tiempo, pero en los primeros usos conviene verificar.

3. Olvidar activar "Completar también en el origen"

Error: Marcar una tarea como hecha en Foco pero no actualizarla en el origen (ejemplo: cerrar una issue de GitHub en Foco pero dejarla abierta en GitHub). Esto genera confusión en los clientes.

Solución: Activa la opción "Completar también en el origen" en la configuración de cada conexión. Si no quieres que se actualice en el origen para una tarea concreta, desactívalo temporalmente en esa tarea.

Cómo combinar esto con otras técnicas de productividad

Centralizar tareas en Foco es el primer paso, pero puedes optimizar aún más tu flujo con estas técnicas:

• Batching: Agrupa tareas similares de distintos clientes para reducir cambios de contexto. Ejemplo: dedica las mañanas a tareas de desarrollo (issues de GitHub y Jira) y las tardes a diseño (tareas de Asana y Notion). Cómo agrupar tareas de varios clientes con batching sin perder plazos ni detalles.
• Regla de los 2 minutos: Si una tarea traída automáticamente (ejemplo: un correo capturado) requiere menos de 2 minutos, hazla en el momento para evitar acumulación. Regla de los 2 minutos para múltiples trabajos: cómo aplicarla y evitar la acumulación de microtareas.
• Agrupación por tipo de trabajo: Usa los colores de los trabajos en Foco para identificar patrones. Ejemplo: si las tareas azules (Cliente A) suelen ser bugs y las verdes (Cliente B) son reuniones, planifica días específicos para cada tipo. Cómo agrupar tareas por tipo de trabajo en Foco para evitar cambios de contexto.

Centralizar tareas de varias apps en un solo sitio no elimina el trabajo, pero reduce el tiempo perdido en buscar, recordar y duplicar. El objetivo no es hacer más, sino hacer lo mismo con menos fricción.

FAQ

¿Puedo conectar herramientas que no están en el catálogo de Foco (ejemplo: Trello o ClickUp)?

Actualmente, Foco Plus solo soporta conexiones con GitHub, Jira, Asana, Notion y servidores MCP (como Linear). Para otras herramientas, puedes usar la captura por email (reenviando tareas a u-xxxx@in.heyfoco.com) o copiar manualmente las tareas. No hay planes confirmados para añadir más integraciones en el corto plazo.

¿Qué pasa si una tarea se actualiza en el origen (ejemplo: un cliente añade un comentario en una issue de GitHub)? ¿Se refleja en Foco?

Foco no sincroniza cambios en tiempo real desde las herramientas conectadas. Trae las tareas en el momento de la conexión y las actualiza cuando las completas en Foco (si activaste "Completar también en el origen"). Para ver actualizaciones en el origen (ejemplo: nuevos comentarios), debes revisar la herramienta original o configurar notificaciones allí.

¿Puedo asignar tareas traídas automáticamente a otros colaboradores en Foco?

Sí, pero solo a colaboradores que hayas invitado previamente a ese trabajo en Foco. Ejemplo: si un issue de GitHub se asigna automáticamente al trabajo "Cliente A - Desarrollo web", puedes reasignarlo a otro miembro de ese trabajo en Foco. Sin embargo, esta asignación no se reflejará en GitHub (Foco no modifica datos en el origen, solo los lee).

¿Cómo evito que Foco traiga tareas antiguas o ya completadas de las herramientas conectadas?

Foco solo trae tareas abiertas y asignadas a ti en el momento de la conexión. Si una tarea ya estaba cerrada en GitHub o Jira antes de conectar la herramienta, no aparecerá en Foco. Para tareas antiguas que aún están abiertas, puedes archivarlas manualmente en Foco o filtrarlas por fecha (ejemplo: ver solo tareas creadas en los últimos 30 días).

¿Puedo usar Foco Plus sin el plan de 20 EUR/mes? ¿Qué funciones pierdo?

Sí, puedes usar Foco con los planes Gratis (trabajos y tareas ilimitados, vistas Lista y Kanban) o Foco (4 EUR/mes, añade vista Calendario, sincronización de calendario y colaboración). El plan Plus (20 EUR/mes) es necesario para las conexiones con herramientas de trabajo (GitHub, Jira, Asana, Notion), la captura por email, el briefing diario y funciones de IA como Ráfaga ilimitada. Sin Plus, tendrías que copiar manualmente las tareas de otras apps.