Guía paso a paso: convertir email en tarea para varios clientes en Foco

Si gestionas varios clientes o proyectos, sabes lo fácil que es perder emails importantes entre bandejas de entrada. Convertir email en tarea para varios clientes en un solo sitio evita que algo se quede sin responder o sin ejecutar. Foco te permite centralizar esos correos como tareas, asignarlos al trabajo correcto (con su color) y adjuntar el email original como nota, sin salir de tu gestor de tareas. Así no dependes de marcar correos como 'no leídos' o copiar y pegar información entre apps.

1. Configura tu dirección de reenvío en Foco (solo una vez)

• Abre Foco en escritorio o móvil y ve a Ajustes > Copiloto > Captura por email.
• Copia la dirección única que aparece (ejemplo: tu-usuario@captura.foco.app). Esta dirección es privada y puedes rotarla cuando quieras desde el mismo menú.
• Guarda esta dirección en tus contactos como 'Foco - Reenvío' para usarla rápido desde cualquier cliente de email.

2. Reenvía un email para convertirlo en tarea automáticamente

• Abre el email que quieres convertir en tarea (desde Gmail, Outlook, etc.).
• Usa la opción 'Reenviar' y pega la dirección de Foco que copiaste antes.
• Envía el correo. En menos de un minuto, Foco creará una tarea con: el asunto del email como título, el cuerpo del email adjunto como nota, y los datos detectados (fechas, prioridad o recordatorios si los menciona el texto).
• Si el email incluye archivos adjuntos (PDF, imágenes), Foco los guarda como notas dentro de la tarea.

3. Asigna la tarea al trabajo correcto (y su color)

• Abre la tarea recién creada en Foco. Verás que aparece en el trabajo 'Automático' (por defecto) o en el que hayas configurado para la captura por email.
• Si quieres moverla a otro trabajo (ejemplo: 'Cliente X - Diseño web'), pulsa el nombre del trabajo actual y selecciona el destino. La tarea cambiará al color de ese trabajo.
• Si usas Conexiones Plus (Notion, Asana, etc.), Foco puede asignar automáticamente la tarea al trabajo correcto según el contenido del email. Más detalles en el paso 5.

4. Completa la tarea y sincronízala con el origen (opcional)

• Trabaja en la tarea como cualquier otra en Foco: añade fecha de vencimiento, duración, etiquetas o responsables si colaboras con alguien.
• Cuando marques la tarea como 'Hecha', Foco te preguntará si quieres completar también el elemento original en la herramienta conectada (ejemplo: cerrar una tarea en Asana o comentar en una página de Notion). Activa esta opción en Ajustes > Conexiones si quieres mantener sincronizados ambos sistemas.
• Si el email era una solicitud de un cliente, puedes compartir la tarea completada mediante un enlace público (sin dar acceso al resto de Foco).

5. Automatiza la asignación con Conexiones Plus (Notion, Asana, etc.)

• Ve a Ajustes > Copiloto > Conexiones y activa la integración con la herramienta que uses (Notion, Asana, Linear, GitHub, Jira o un servidor MCP).
• Elige un 'trabajo destino' para cada conexión: 'Automático' (Foco decide según el contenido) o un trabajo fijo (ejemplo: 'Cliente Y - Desarrollo').
• Cuando reenvíes un email relacionado con esa herramienta, Foco lo asignará al trabajo correcto sin que tengas que moverlo manualmente. Por ejemplo, si el email menciona un proyecto de Asana, la tarea aparecerá en el trabajo que hayas vinculado a esa conexión.

Por qué Foco gana frente a alternativas para convertir email en tarea para varios clientes

La alternativa típica es copiar y pegar información entre el cliente de email y una app de notas o una hoja de cálculo. Esto tiene tres problemas: 1) Pierdes contexto (el email original no queda adjunto), 2) No hay colores ni filtros por cliente, y 3) No puedes sincronizar con herramientas como Notion o Asana. Foco resuelve esto porque: centraliza emails de múltiples clientes en un solo tablero, cada uno con su color y trabajo; adjunta el email completo como nota para no perder detalles; y con Plus, automatiza la asignación a proyectos y sincroniza con otras apps. Además, al completar una tarea en Foco, puedes cerrar automáticamente el elemento original en la herramienta conectada, evitando duplicar trabajo.