Cómo estructurar espacios de trabajo independientes en Foco para clientes o proyectos distintos

Gestionar varios clientes, proyectos o áreas de la vida (como el trabajo y lo personal) en una misma app puede generar confusión si no se separan claramente. La mezcla de tareas, plazos o información sensible de distintos orígenes complica la concentración y aumenta el riesgo de errores. Foco está diseñado para resolver esto: cada trabajo es un contenedor independiente que agrupa sus tareas, notas y colaboradores, evitando que los datos de un cliente se filtren a otro.

Paso 1: Crear un trabajo por cada cliente o área

• Abre Foco y pulsa el botón '+' en la barra lateral o en la parte superior de la pantalla.
• Selecciona 'Nuevo trabajo' e introduce un nombre descriptivo (ej.: 'Cliente A - Desarrollo web', 'Proyecto X - Marketing', 'Tareas personales').
• Asigna un color único a cada trabajo. Este color se mostrará en todas sus tareas, tanto en el modo Panorama (donde ves todo a la vez) como en el modo Foco (donde filtras solo ese trabajo).
• Repite el proceso para cada cliente, proyecto o área que necesites separar. No hay límite de trabajos en ningún plan.

Paso 2: Añadir tareas y mantener la privacidad

• Dentro de un trabajo, pulsa 'Nueva tarea' y rellena los campos: título, fecha de vencimiento (opcional), prioridad, etiquetas o notas. Cada tarea pertenece solo al trabajo donde se crea.
• Usa las etiquetas para categorizar tareas dentro de un mismo trabajo (ej.: 'Facturación', 'Reuniones', 'Diseño') sin mezclar información entre clientes. Las etiquetas son ilimitadas y también tienen colores.
• Si una tarea es recurrente (ej.: informes semanales), activa la recurrencia y Foco generará automáticamente la siguiente ocurrencia al completarla, siempre dentro del mismo trabajo.
• Adjunta notas de voz, fotos o texto a las tareas. Estas notas solo serán visibles dentro del trabajo correspondiente, incluso si compartes una tarea por enlace público (el enlace no da acceso al resto de Foco).

Paso 3: Alternar entre trabajos sin perder el contexto

• En el modo Panorama, verás todas las tareas de todos los trabajos en una sola lista, cada una con el color de su trabajo. Esto te permite priorizar sin cambiar de pantalla, pero sin mezclar datos.
• Para concentrarte en un solo cliente o proyecto, pulsa sobre su nombre en la barra lateral o en la parte superior. Foco filtrará el tablero y solo mostrará las tareas de ese trabajo (modo Foco).
• Cambia entre las vistas Lista, Kanban o Calendario dentro de un trabajo sin afectar a los demás. Por ejemplo, usa Kanban para un cliente con flujos de trabajo visuales y Lista para otro con plazos ajustados.

Paso 4: Colaborar sin exponer datos de otros clientes

• Invita a un colaborador a un trabajo concreto mediante su email. Solo verá las tareas, notas y conversaciones de ese trabajo, no el resto de tus espacios.
• Asigna tareas a miembros del trabajo. Si un cliente o compañero necesita acceder a una tarea específica, genera un enlace público para esa tarea. El enlace no revela el nombre del trabajo ni otras tareas.
• Usa el modo Escucha para grabar reuniones con clientes y transcribirlas. La grabación y la transcripción se guardan como una nota dentro del trabajo correspondiente, accesible solo para los miembros de ese espacio.

Por qué Foco gana frente a alternativas genéricas

Apps de notas como Google Keep o Evernote permiten crear listas separadas, pero no evitan que las tareas de distintos clientes aparezcan mezcladas en una misma vista. Hojas de cálculo como Excel o Google Sheets requieren configurar filtros manuales y no sincronizan plazos con calendarios. Gestores de proyectos como Trello o Asana están optimizados para equipos grandes y un único proyecto, no para freelancers o autónomos que necesitan separar varios trabajos a la vez.

Foco resuelve esto con contenedores independientes (trabajos) que aíslan tareas, notas y colaboradores. Los colores y los modos Panorama/Foco te permiten ver todo junto o filtrar al instante, sin configuraciones adicionales. Además, la captura por voz y la colaboración por enlaces públicos mantienen la privacidad sin sacrificar la productividad.

Resumen: Claves para organizar espacios por cliente en Foco

• Crea un trabajo por cada cliente o área, con nombre y color únicos.
• Añade tareas, notas y etiquetas dentro de cada trabajo para mantener la información separada.
• Usa el modo Panorama para ver todo a la vez y el modo Foco para concentrarte en un solo trabajo.
• Invita colaboradores solo al trabajo relevante y comparte tareas individuales mediante enlaces públicos.
• Aprovecha las vistas Lista, Kanban o Calendario según las necesidades de cada cliente, sin afectar a los demás.