Cómo separar clientes en una app de tareas sin mezclar plazos, notas o colaboradores

Para gestionar varios clientes en una misma app de tareas necesitas tres cosas: aislar sus datos, priorizar sin confundir plazos y colaborar sin exponer información ajena. Foco lo resuelve con trabajos: contenedores independientes donde cada cliente tiene sus tareas, notas, fechas y colaboradores. Cada trabajo tiene un nombre y un color único que se muestra en todas sus tareas, tanto en la vista global (Panorama) como al filtrar solo ese cliente (modo Foco).

1. Crear trabajos por cliente: qué nombre y color elegir (y qué evitar)

• Nombres descriptivos pero cortos: Usa 'Cliente X - Desarrollo' en lugar de 'Proyecto de desarrollo web para la empresa X'. Si el cliente tiene varios proyectos, crea un trabajo por proyecto (ej.: 'Cliente X - App móvil' y 'Cliente X - Web corporativa').
• Colores con contraste: Asigna colores que se distingan fácilmente en la vista Panorama. Ejemplo: rojo para urgencias, azul para clientes recurrentes, verde para proyectos personales. Evita tonos similares (dos azules distintos) que generen confusión visual.
• Evita nombres genéricos: 'Trabajo 1' o 'Proyecto A' no ayudan a identificar rápido. Si trabajas con agencias, incluye el nombre de la agencia y el cliente final (ej.: 'Agencia Y - Cliente Z').
• Límite práctico: Aunque Foco permite trabajos ilimitados, más de 15-20 trabajos activos en pantalla pueden saturar el modo Panorama. Agrupa clientes pequeños en un trabajo llamado 'Clientes varios' si facturan menos de 5 horas/mes.

Ejemplo real: cómo estructuró un diseñador freelance sus 8 clientes

• Cliente A - Branding (rojo): Proyecto puntual con plazo fijo. Usó la vista Kanban con columnas 'Bocetos', 'Revisión cliente' y 'Entregado'.
• Cliente B - Redes sociales (azul): Cliente recurrente con tareas semanales. Configuró recurrencia los lunes y jueves, y usó la vista Calendario para ver los posts programados.
• Cliente C - E-commerce (verde): Proyecto con equipo externo. Invitó al desarrollador solo a este trabajo y compartió tareas específicas por enlace público.
• Clientes D, E, F (gris): Pequeños encargos de menos de 2 horas. Los agrupó en 'Clientes varios' y usó etiquetas como 'Facturación' o 'Reunión' para filtrar.

2. Añadir tareas sin mezclar plazos: qué campos usar para cada tipo de trabajo

Cada tarea en Foco pertenece solo al trabajo donde se crea. Para evitar solapamientos entre clientes, usa estos campos de forma consistente:

• Fecha de realización vs. fecha de entrega: La primera es cuándo vas a trabajar en la tarea (aparece en el calendario); la segunda es el plazo límite. Ejemplo: una tarea 'Preparar informe trimestral' puede tener fecha de realización el 15/05 (día que le dedicarás 2 horas) y fecha de entrega el 17/05.
• Prioridad: Usa 'Importante' para tareas que afectan a la facturación (ej.: enviar presupuesto) y 'Urgente' para plazos inminentes (ej.: corregir error en producción). En la vista Lista, las tareas urgentes aparecen arriba con un icono rojo.
• Recurrencia: Para clientes recurrentes, configura tareas como 'Revisión semanal' con recurrencia los martes. Al completarla, Foco crea automáticamente la siguiente ocurrencia dentro del mismo trabajo.
• Etiquetas: Útiles para agrupar tareas dentro de un cliente. Ejemplo: en un trabajo 'Cliente X - Desarrollo', usa etiquetas como 'Backend', 'Frontend' o 'Bugs'. Las etiquetas tienen colores distintos a los del trabajo para no confundirlas.

Cómo evitar conflictos de horario entre clientes

En la vista Calendario, Foco muestra las fechas de realización de todas las tareas (con su color de trabajo) junto a tus eventos de Google Calendar o Outlook. Para evitar solapamientos:

• Bloquea horas fijas para clientes recurrentes. Ejemplo: todos los miércoles de 9:00 a 11:00 para el Cliente B (azul). Así, al añadir una tarea nueva, Foco te avisará si ya hay un bloque ocupado.
• Usa la duración en las fechas de realización. Si una tarea requiere 3 horas, configúrala con ese bloque. En el calendario, aparecerá como un evento de 3 horas, no como un punto suelto.
• Revisa el modo Panorama los viernes para ajustar la semana siguiente. Las tareas sin fecha de realización aparecen en 'Sin fecha' y puedes arrastrarlas al calendario para asignarles un hueco.

Si gestionas horarios complejos, este sistema para evitar conflictos entre múltiples trabajos detalla cómo priorizar tareas con plazos ajustados.

3. Colaborar sin exponer datos de otros clientes: permisos y enlaces públicos

Foco permite invitar colaboradores a un trabajo concreto sin darles acceso al resto. Estas son las opciones y cuándo usar cada una:

• Invitar por email: Solo el trabajo seleccionado será visible para el invitado. Ejemplo: un desarrollador externo solo verá las tareas del 'Cliente C - E-commerce', no las de otros clientes.
• Enlace público a una tarea: Genera un enlace que muestra solo esa tarea (sin notas, comentarios ni otras tareas del trabajo). Útil para compartir avances con clientes sin darles acceso a Foco. Ejemplo: enviar un enlace a un diseño pendiente de aprobación.
• Modo Escucha: Graba reuniones con clientes y transcríbelas. La grabación y la transcripción se guardan como nota dentro del trabajo correspondiente. Solo los miembros de ese trabajo pueden acceder a ellas.

Qué pasa si un cliente pide acceso a 'todo el proyecto'

Si un cliente insiste en ver todas las tareas de su proyecto (no solo las compartidas por enlace), crea un trabajo nuevo llamado 'Cliente X - Visibilidad completa' y copia allí las tareas relevantes. Así mantienes el trabajo original con tus notas internas y entregables no definitivos. Usa etiquetas como 'Público' para marcar qué tareas son aptas para compartir.

4. Vistas por cliente: cuándo usar Lista, Kanban o Calendario

Foco permite cambiar de vista dentro de cada trabajo sin afectar a los demás. Estas son las situaciones donde cada vista es más útil:

• Lista: Ideal para clientes con plazos ajustados. Agrupa tareas por fecha (Hoy, Esta semana, Más adelante) y permite filtrar por fecha de entrega o realización. Ejemplo: un abogado con juicios próximos usa Lista para ver qué documentos preparar esta semana.
• Kanban: Útil para proyectos con flujos de trabajo definidos. Ejemplo: un diseñador usa columnas 'Bocetos', 'Revisión cliente' y 'Entregado'. En escritorio, arrastra tareas entre columnas; en móvil, usa pestañas. Este ejemplo real de Kanban para múltiples trabajos muestra cómo limitar tareas en progreso (WIP) para no saturarse.
• Calendario: Para clientes con entregas recurrentes o reuniones fijas. Muestra las fechas de realización de las tareas junto a tus eventos externos. Ejemplo: un community manager usa el calendario para ver los posts programados cada día.

Cómo agrupar tareas de varios clientes en una sola vista (sin mezclar datos)

El modo Panorama muestra todas las tareas de todos los trabajos en una lista, cada una con el color de su cliente. Para priorizar sin perder contexto:

• Filtra por fecha de entrega para ver qué vence hoy o esta semana, independientemente del cliente.
• Usa el método Parking Lot para tareas que no son urgentes pero requieren seguimiento. Crea un trabajo llamado 'Parking Lot' y mueve allí tareas sin fecha clara. Cómo aplicar este método en Foco explica cómo revisarlo semanalmente.
• Ordena por prioridad para ver primero las tareas urgentes o importantes, sin importar el cliente.

5. Automatizar la captura de tareas: voz, email y conexiones con herramientas

Foco permite añadir tareas sin teclear, lo que acelera el proceso cuando gestionas varios clientes:

• Captura por voz: Dicta una tarea y Foco la transcribe, detectando fechas, horas y prioridades. Ejemplo: 'Reunión con Cliente A el martes a las 10:00, urgente, preparar briefing'. La tarea se crea con esos datos y el audio adjunto. En el plan Gratis hay 5 usos/mes; en Plus, ilimitados.
• Ráfaga: Dicta varias tareas seguidas y Foco las separa automáticamente. Ejemplo: 'Llamar a Cliente B para confirmar entrega. Enviar factura a Cliente C. Revisar diseño Cliente D'. Al parar, Foco muestra la lista de tareas detectadas para editar antes de guardarlas.
• Captura por email (solo Plus): Cada usuario tiene una dirección única (ej.: u-1234@in.heyfoco.com). Reenvía un email de un cliente a esa dirección y Foco crea una tarea con el asunto como título y el email como nota adjunta. Útil para convertir solicitudes por correo en tareas sin copiar y pegar.
• Conexiones (solo Plus): Foco se conecta a Notion, Linear, GitHub, Jira o Asana y trae automáticamente las tareas asignadas a ti. Puedes elegir si las tareas van a un trabajo fijo (ej.: todas las de GitHub al trabajo 'Desarrollo') o que la IA las distribuya según el contenido.

Ejemplo: cómo un desarrollador freelance usa las conexiones

Un desarrollador con 3 clientes en GitHub y 2 en Jira configuró Foco así:

• GitHub: Conectó su cuenta y asignó el trabajo destino 'Cliente X - Desarrollo'. Todas las issues y pull requests asignadas a él aparecen como tareas en ese trabajo, con el enlace al repositorio original.
• Jira: Configuró dos conexiones: una para el 'Cliente Y - App móvil' y otra para el 'Cliente Z - Web'. Las tareas de cada proyecto van a su trabajo correspondiente.
• Completar en origen: Activó esta opción para que, al marcar una tarea como hecha en Foco, se cierre automáticamente en GitHub o Jira. Así no tiene que actualizar dos herramientas.

6. Briefing diario: qué incluye y cómo usarlo para priorizar clientes

El briefing diario (solo plan Plus) resume en un email o notificación lo que necesitas atender cada día. Incluye:

• Qué avanzaste ayer: Lista de tareas completadas, agrupadas por cliente.
• Qué pide atención hoy: Tareas urgentes o importantes que vencen hoy, con su color de trabajo.
• Qué te deben: Tareas asignadas a otros colaboradores que llevan más de 2 días sin actualizarse.
• Novedades de tu calendario: Eventos externos (de Google Calendar o Outlook) que coinciden con tus fechas de realización.
• Movimiento de mayor impacto: La tarea o evento que más afecta a tu facturación o plazos críticos.

Configúralo para que llegue a primera hora o usa el modo automático (Foco elige la hora según tu actividad). El briefing usa datos de tus trabajos para personalizar el contenido, como qué clientes son prioritarios o qué plazos son inamovibles.

La privacidad entre clientes no es solo evitar filtraciones: es poder priorizar sin que un plazo urgente de un cliente te haga olvidar una tarea importante de otro. Foco resuelve esto con colores, vistas independientes y permisos granulares, algo que apps genéricas o gestores de un solo proyecto no pueden replicar.

Cómo agrupar tareas por cliente sin perder el control: errores comunes

• Crear demasiados trabajos: Más de 20 trabajos activos saturan el modo Panorama. Agrupa clientes pequeños en un solo trabajo y usa etiquetas para diferenciarlos.
• No usar colores distintivos: Si dos clientes tienen colores similares (ej.: azul claro y azul oscuro), será difícil identificarlos rápido en la vista global.
• Mezclar fechas de realización y entrega: Si no configuras bien estos campos, el calendario mostrará tareas en días equivocados. Usa la fecha de realización para bloquear tiempo y la de entrega para plazos.
• Compartir enlaces públicos sin revisar: Un enlace público muestra solo una tarea, pero si adjuntaste notas internas, el cliente las verá. Revisa siempre las notas antes de compartir.
• No revisar el Parking Lot: Tareas sin fecha clara se acumulan y generan estrés. Revisa este trabajo semanalmente y asigna fechas o archívalas.

Si quieres un sistema paso a paso para agrupar tareas por cliente sin mezclar prioridades, esta guía detalla cómo hacerlo en Foco.

FAQ

¿Puedo mover una tarea de un cliente a otro sin perder los datos?

Sí. Abre la tarea, pulsa el nombre del trabajo actual (arriba) y selecciona otro trabajo. Todos los datos (fechas, notas, etiquetas) se mantienen, pero la tarea pasará a tener el color del nuevo trabajo.

¿Qué pasa si elimino un trabajo con tareas pendientes?

Foco te avisa y te da dos opciones: mover las tareas a otro trabajo o eliminarlas definitivamente. Si eliges eliminarlas, se borrarán todas las tareas, notas y colaboradores de ese trabajo.

¿Puedo ver las tareas de un cliente en mi calendario externo (Google Calendar)?

No directamente. Foco sincroniza tus eventos externos en su calendario (solo lectura), pero no exporta las tareas de Foco a Google Calendar u Outlook. Para ver tus tareas en un calendario externo, usa la vista Calendario de Foco o exporta manualmente las fechas de realización.

¿Cómo evito que un colaborador vea las notas internas de un trabajo?

Las notas adjuntas a una tarea solo son visibles para los miembros del trabajo. Si necesitas ocultar una nota específica, crea una tarea nueva sin adjuntarla o usa el modo Escucha para grabar reuniones y transcribirlas como notas privadas.

¿Puedo usar Foco para gestionar tareas personales además de clientes?

Sí. Crea un trabajo llamado 'Personal' o 'Casa' y usa las mismas funciones que para clientes. En el modo Panorama verás todas las tareas juntas (con sus colores), pero al entrar en el trabajo 'Personal' solo verás esas tareas. Este artículo explica cómo usar el Bullet Journal para múltiples trabajos, incluyendo lo personal.