Técnica de los 90 minutos para múltiples proyectos: cómo aplicarla sin perder el foco

La técnica de los 90 minutos consiste en trabajar en bloques de tiempo que aprovechan los ritmos ultradianos del cerebro (ciclos naturales de 90-120 minutos de alta y baja concentración). En entornos con múltiples proyectos, clientes o responsabilidades, estos bloques permiten avanzar en tareas profundas sin caer en la multitarea. La clave está en preparar el bloque con antelación, ejecutarlo sin interrupciones y cerrarlo con una revisión activa. Por ejemplo, un desarrollador que gestiona tres proyectos de software puede dedicar un bloque a resolver issues críticos de un solo cliente, otro a revisar código de otro proyecto y un tercero a planificar la semana siguiente.

Pasos concretos para aplicar la técnica en 90 minutos (con ejemplos reales)

1. Preparación del bloque (10-15 minutos antes)

• Selecciona una sola tarea o proyecto: Elige una tarea crítica del mismo proyecto y defínela con claridad. Ejemplo: "Redactar el informe de progreso para el Cliente A (sección de métricas)" o "Resolver 2 issues de prioridad alta en GitHub para el proyecto X". Si trabajas en algo recurrente, como revisar correos, establece un objetivo concreto: "Responder 5 emails pendientes de clientes con plazos hoy".
• Reúne todo lo necesario: Abre los documentos, enlaces, herramientas o materiales físicos que necesitarás. Si es programación, ten el repositorio listo; si es diseño, abre los archivos en la nube. Ejemplo: un diseñador que trabaja en dos proyectos distintos prepara las carpetas de Branding Cliente B y Rediseño web Cliente C en Figma antes de empezar.
• Bloquea distracciones: Silencia notificaciones del móvil, cierra pestañas irrelevantes y usa herramientas como Freedom o Cold Turkey para bloquear redes sociales. Si compartes espacio, comunica tu disponibilidad: "De 9:00 a 10:30 estoy en bloque de concentración para el proyecto Y".
• Prepara el entorno físico: Ajusta la iluminación, la temperatura y la postura. Si trabajas desde casa, evita lugares asociados al descanso (como el sofá). Un espacio dedicado, aunque sea pequeño, ayuda al cerebro a entrar en modo productivo. Ejemplo: un escritor usa una mesa específica para redactar informes y otra para tareas administrativas.

2. Durante el bloque: reglas para mantener la concentración

• Regla de los 5 minutos: Si al empezar sientes resistencia, comprométete a trabajar solo 5 minutos. Una vez iniciado, el cerebro suele continuar. Si no, detente y reevalúa: quizá la tarea no era la adecuada para ese bloque. Ejemplo: un consultor que debe preparar una propuesta compleja empieza escribiendo solo el título y los subtítulos; al terminar los 5 minutos, ya está inmerso en el contenido.
• Técnica del "primer paso ridículo": Divide la tarea en microacciones tan simples que sean imposibles de posponer. Ejemplo: si debes analizar datos para un informe, el primer paso puede ser "abrir el archivo de Excel y filtrar los datos del último mes". Si es programar, "abrir el IDE y escribir un comentario con el objetivo del bloque".
• Temporizador visible: Usa un reloj de arena, una app como Focus Keeper o el cronómetro del móvil para ver el tiempo restante. La presión suave del temporizador evita distracciones. Ejemplo: un freelancer que gestiona tres proyectos usa un temporizador físico en su escritorio para no perder de vista el tiempo.
• Anota las interrupciones: Si surge una idea ajena a la tarea (ejemplo: "Tengo que llamar al Cliente Z"), escríbela en una lista aparte y sigue. Al terminar el bloque, revisarás esa lista para decidir si merece atención inmediata o puede esperar. Ejemplo: un gestor de proyectos anota "Revisar contrato del Cliente X" y lo programa para el siguiente bloque.

3. Cierre del bloque (10 minutos después)

• Revisa lo logrado: Anota qué completaste, qué quedó pendiente y por qué. Ejemplo: "Terminé el borrador del informe para el Cliente A, pero me faltó incluir los gráficos porque no tenía los datos actualizados". Esto te ayuda a identificar patrones (¿falta información? ¿subestimé el tiempo?).
• Descanso activo: Levántate, camina, estírate o haz respiraciones profundas. Evita revisar el móvil o el correo: el objetivo es resetear el cerebro. Ejemplo: un desarrollador camina 5 minutos por la oficina o hace ejercicios de estiramiento para las manos.
• Planifica el siguiente bloque: Si tienes otro bloque de 90 minutos después del descanso, elige la siguiente tarea antes de parar. Así evitas perder tiempo decidiendo qué hacer al volver. Ejemplo: un diseñador que terminó un bloque de Branding Cliente B elige "Revisar feedback del Cliente C en Figma" para el siguiente.
• Revisa tu lista de interrupciones: Decide si alguna de las ideas que anotaste durante el bloque merece atención inmediata. Si es urgente, hazla en los 10 minutos de transición; si no, prográmala para otro momento. Ejemplo: un consultor revisa su lista y decide que "Llamar al Cliente Z" puede esperar hasta la tarde.

Cómo adaptar la técnica a múltiples proyectos (sin perder el contexto)

Gestionar varios proyectos añade complejidad: no solo debes concentrarte, sino también cambiar de contexto sin perder el hilo. Estos ajustes evitan que los bloques de 90 minutos se conviertan en una sucesión de interrupciones.

1. Agrupa tareas por proyecto o tipo de trabajo

El cambio de contexto (pasar de una tarea a otra de distinto proyecto) tiene un costo cognitivo alto. Según estudios, recuperar la concentración después de una interrupción puede tomar hasta 23 minutos. Para minimizar este efecto:

• Dedica bloques completos a un solo proyecto: Si trabajas para tres clientes, evita alternar entre ellos en el mismo bloque. Ejemplo: de 9:00 a 10:30 trabaja solo en el Proyecto A (resolver issues en GitHub); de 11:00 a 12:30, en el Proyecto B (redactar informe). Aprende cómo agrupar tareas por tipo de trabajo para evitar cambios de contexto.
• Agrupa tareas similares: Si debes revisar correos de varios clientes, hazlo en un solo bloque en lugar de distribuirlos a lo largo del día. Lo mismo aplica para llamadas, reuniones o tareas administrativas. Ejemplo: un freelancer dedica un bloque de 90 minutos a "Responder correos de clientes con plazos esta semana" y otro a "Llamadas de seguimiento con clientes nuevos".
• Usa señales visuales: Asigna un color, espacio físico o herramienta a cada proyecto. Ejemplo: un diseñador usa una libreta roja para el Cliente X y una azul para el Cliente Y; un desarrollador abre pestañas del navegador con colores distintos para cada repositorio. Esto ayuda al cerebro a asociar el entorno con el proyecto.

2. Prioriza con la matriz de Eisenhower (ajustada para múltiples proyectos)

La matriz de Eisenhower clasifica tareas en cuatro cuadrantes: urgente/importante, no urgente/importante, urgente/no importante y no urgente/no importante. En entornos con múltiples proyectos, añade una capa adicional: el proyecto al que pertenece cada tarea. Ejemplo:

• Cuadrante 1 (urgente e importante): Tareas con plazos ajustados o consecuencias graves si no se hacen. Ejemplo: "Entregar propuesta al Cliente A hoy a las 17:00" o "Resolver bug crítico en el proyecto X antes de la demo de mañana". Dedica bloques de 90 minutos a estas tareas lo antes posible.
• Cuadrante 2 (no urgente pero importante): Tareas que contribuyen a objetivos a largo plazo. Ejemplo: "Planificar la estrategia de marketing para el Cliente B (plazo en 2 semanas)" o "Actualizar documentación del proyecto Y". Programa bloques de 90 minutos para estas tareas en momentos de alta energía (mañanas o después de descansos).
• Cuadrante 3 (urgente pero no importante): Tareas que requieren atención inmediata pero no aportan valor estratégico. Ejemplo: "Responder email del Cliente C preguntando por un detalle menor" o "Revisar notificación de Slack sobre un cambio de última hora". Agrupa estas tareas en un solo bloque de 90 minutos (ejemplo: "Atender solicitudes urgentes de clientes") y aplícalas la regla de los 2 minutos para las más rápidas.
• Cuadrante 4 (no urgente ni importante): Tareas que no aportan valor y pueden eliminarse o delegarse. Ejemplo: "Revisar redes sociales de clientes sin estrategia definida" o "Asistir a reuniones sin agenda clara". Evita dedicar bloques de 90 minutos a estas tareas.

3. Combina la técnica con batching para maximizar la eficiencia

El batching consiste en agrupar tareas similares para reducir el cambio de contexto. En entornos con múltiples proyectos, esto significa dedicar bloques de 90 minutos a tipos de trabajo específicos, no solo a proyectos. Ejemplo:

• Bloque de creación: Dedica 90 minutos a tareas que requieren creatividad o concentración profunda, como redactar informes, diseñar estrategias o programar. Ejemplo: un consultor reserva las mañanas para "Redactar propuestas para clientes" y las tardes para "Revisar datos y métricas".
• Bloque de comunicación: Agrupa llamadas, correos y reuniones en un solo bloque. Ejemplo: un freelancer dedica 90 minutos a "Llamadas de seguimiento con clientes nuevos" y otro a "Responder correos con plazos esta semana". Aprende cómo aplicar batching para agrupar tareas por cliente sin perder plazos.
• Bloque de revisión: Usa 90 minutos para evaluar el estado de tus proyectos, actualizar plazos o planificar la semana. Ejemplo: un gestor de proyectos dedica un bloque los viernes a "Revisar avances de todos los clientes y ajustar prioridades".

Errores comunes (y cómo evitarlos)

• Empezar sin preparación: Saltar directamente al bloque sin reunir materiales o definir la tarea lleva a interrupciones. Solución: dedica 10-15 minutos a preparar el bloque (ver paso 1).
• Alternar proyectos en el mismo bloque: Cambiar de contexto dentro de los 90 minutos reduce la productividad. Solución: dedica el bloque completo a un solo proyecto o tipo de tarea.
• Ignorar los descansos: Trabajar bloques consecutivos sin pausas agota la concentración. Solución: programa descansos de 10-15 minutos entre bloques y haz algo físico (caminar, estirar).
• No revisar lo logrado: Terminar el bloque sin evaluar qué se completó impide identificar patrones. Solución: anota qué hiciste, qué quedó pendiente y por qué (ver paso 3).
• Usar los bloques para tareas triviales: Dedicar 90 minutos a tareas del Cuadrante 4 (no urgentes ni importantes) es un desperdicio. Solución: reserva los bloques para tareas de los Cuadrantes 1 y 2.

Cómo aplicar la técnica con herramientas de trabajo

Si gestionas tareas en herramientas como GitHub, Jira, Asana, Linear o Notion, puedes centralizarlas en un solo lugar para aplicar la técnica de los 90 minutos sin perder tiempo cambiando de plataforma. Por ejemplo:

• Centraliza tareas de múltiples herramientas: Usa una app que integre tus issues, pull requests y tareas asignadas en un solo tablero. Así puedes dedicar un bloque de 90 minutos a "Resolver issues críticos de GitHub y Jira para el proyecto X" sin saltar entre plataformas. Descubre cómo agrupar tareas de GitHub, Jira, Asana y otras herramientas en un solo sitio.
• Asigna colores a proyectos: Usa colores distintos para cada cliente o proyecto. Ejemplo: tareas del Cliente A en azul, del Cliente B en verde. Esto te ayuda a identificar rápidamente qué bloque dedicar a cada proyecto.
• Programa bloques en el calendario: Usa la vista de calendario para visualizar tus bloques de 90 minutos y asignarles tareas específicas. Ejemplo: un bloque de 9:00 a 10:30 para "Redactar informe para el Cliente A" y otro de 11:00 a 12:30 para "Revisar código del proyecto B".

La técnica de los 90 minutos no es solo una cuestión de tiempo, sino de intencionalidad. Cada bloque debe tener un objetivo claro, un proyecto definido y un cierre activo. En entornos con múltiples responsabilidades, esto marca la diferencia entre avanzar con propósito o ahogarse en la urgencia.

Cómo usar Foco para aplicar la técnica de los 90 minutos

Foco es una app para gestionar tareas de varios trabajos en un solo lugar. Cada proyecto o cliente es un trabajo con un color asignado, y las tareas se muestran con ese color para identificarlas rápidamente. Para aplicar la técnica de los 90 minutos en Foco:

• Prepara el bloque: Usa la vista Lista para agrupar tareas pendientes por fecha (Hoy, Esta semana, Más adelante). Selecciona una tarea crítica de un solo proyecto y asígnale una fecha de realización con hora y bloque de duración (ejemplo: 9:00-10:30). Así aparecerá en el Calendario para ese bloque.
• Ejecuta el bloque: Entra en el modo Foco (filtra las tareas de un solo trabajo) para concentrarte en un proyecto. Usa la vista Kanban para arrastrar tareas entre columnas (Por hacer, Haciendo, Hecho) y visualizar el progreso. Si trabajas en escritorio, arrastra y suelta; en móvil, usa las pestañas.
• Cierra el bloque: Marca la tarea como Hecha. Si es recurrente, Foco crea automáticamente la siguiente ocurrencia. Revisa la lista de tareas pendientes y ajusta prioridades si es necesario.
• Centraliza tareas de otras herramientas: Conecta Foco a GitHub, Jira, Asana, Linear o Notion para traer automáticamente tus issues, pull requests y tareas asignadas. Así puedes dedicar un bloque de 90 minutos a "Resolver issues críticos de GitHub y Jira" sin salir de Foco. Usa la opción completar también en el origen para cerrar las tareas en ambas plataformas al marcarlas como hechas.
• Usa la captura por voz o email: Si durante el bloque surge una tarea nueva (ejemplo: "Llamar al Cliente Z para confirmar detalles"), dicta la tarea con la captura por voz o reenvía un email a tu dirección personal de Foco (u-xxxx@in.heyfoco.com). Foco extrae automáticamente la fecha, hora y prioridad, y adjunta el audio o el correo como nota.

FAQ

¿Puedo usar la técnica de los 90 minutos si tengo reuniones fijas en mi agenda?

Sí, pero ajusta los bloques alrededor de las reuniones. Por ejemplo, si tienes una reunión de 10:00 a 11:00, programa un bloque de 90 minutos de 8:00 a 9:30 y otro de 11:30 a 13:00. Usa los 30 minutos entre reuniones para descansos activos o tareas rápidas (como responder correos).

¿Qué hago si no termino la tarea en 90 minutos?

Revisa por qué no la terminaste: ¿subestimaste el tiempo? ¿faltó información? ¿hubo interrupciones? Anota lo pendiente y prográmalo para el siguiente bloque. Si la tarea es compleja, divídela en partes más pequeñas para el próximo bloque.

¿Es mejor usar bloques de 90 minutos por la mañana o por la tarde?

Depende de tu energía. La mayoría de las personas tienen mayor concentración por la mañana, pero si eres más productivo por la tarde, usa esos momentos para los bloques. Lo importante es alinear los bloques con tus picos de energía y evitar interrupciones.

¿Cómo evito que los bloques de 90 minutos se conviertan en sesiones de multitarea?

Sigue estas reglas: 1) Dedica cada bloque a un solo proyecto o tipo de tarea. 2) Usa señales visuales (colores, espacios físicos) para asociar el entorno con el proyecto. 3) Anota las interrupciones y revísalas al terminar el bloque. 4) Evita revisar el móvil o el correo durante el bloque.

¿Puedo combinar la técnica de los 90 minutos con otros métodos, como Pomodoro o time-blocking?

Sí. Por ejemplo, usa time-blocking para planificar tus bloques de 90 minutos en el calendario y Pomodoro para dividir tareas muy largas dentro de un bloque (ejemplo: 25 minutos de trabajo + 5 de descanso, repetido 3 veces). La técnica de los 90 minutos es compatible con otros métodos siempre que mantengas la intencionalidad del bloque.