Cómo centralizar tareas de GitHub, Jira, Asana, Linear y emails en un solo panel (sin migrar datos)

Si gestionas varios proyectos o clientes, es probable que tengas tareas dispersas en GitHub (pull requests), Jira (issues), Asana (entregables), Linear (sprints) y correos con peticiones urgentes. Cambiar entre estas apps consume tiempo y fragmenta el contexto: una tarea en Jira puede estar relacionada con un correo o una issue de GitHub, pero al estar en herramientas separadas, no ves la conexión hasta que es tarde. Foco resuelve esto trayendo automáticamente lo que te asignan o mencionan en estas apps a un solo panel, sin duplicar datos ni abandonar tus flujos actuales. Cada tarea aparece con el color de su proyecto (ej.: azul para el cliente X, rojo para el proyecto Y) y mantiene el vínculo con la app original, por lo que puedes cerrarla en Foco y se actualizará también en GitHub, Jira, etc.

Qué tareas se sincronizan de cada app (y qué no)

Foco no importa todo el contenido de estas herramientas, sino solo lo que te concierne directamente. Así evitas ruido y mantienes el panel limpio:

• GitHub: Issues asignados a ti, pull requests donde te mencionan o te piden revisión, y revisiones pendientes. No trae issues de repositorios donde no participas.
• Jira: Issues asignados a tu usuario, con título, descripción, prioridad, fecha de entrega y estado. Ignora issues de proyectos donde no estás involucrado.
• Asana: Tareas asignadas a ti, incluyendo fechas, responsables y etiquetas. No sincroniza tareas de proyectos donde no eres miembro.
• Linear: Issues asignados a ti, con sprints, prioridades y fechas. Excluye issues de equipos donde no estás asignado.
• Emails: Solo los correos que reenvías a tu dirección de captura u-xxxx@in.heyfoco.com. Foco extrae el asunto como título, el cuerpo como nota adjunta y detecta fechas, horas y prioridades si están en el texto (ej.: "para el viernes 10:00").

Cómo configurar las conexiones paso a paso (con ejemplos reales)

1. Elige el trabajo destino: fijo o automático

Al conectar una app, decides si sus tareas van a un trabajo fijo o si Foco las distribuye automáticamente usando IA. Ejemplos prácticos:

• Trabajo fijo: Ideal si todas las tareas de una app pertenecen al mismo cliente o proyecto. Por ejemplo, si todas las issues de Jira del cliente "Acme" deben ir al trabajo "Acme - Soporte" (color azul), configuras la conexión para que siempre envíe ahí. Así, al abrir el modo Foco de ese trabajo, solo verás las tareas de Acme.
• Automático (IA): Útil si una app tiene tareas de varios clientes. Por ejemplo, si en GitHub trabajas en repositorios de tres clientes distintos, Foco analiza el contenido de cada issue o pull request y la asigna al trabajo correcto (ej.: una issue con la palabra "facturación" va al trabajo "Cliente X - Finanzas"). La IA aprende de tus ajustes manuales para mejorar las asignaciones futuras.

2. Activa la sincronización bidireccional (o no)

Con la opción "Completar también en el origen" activada, al marcar una tarea como hecha en Foco, se cierra o comenta automáticamente en la app original. Ejemplos de cómo funciona:

• GitHub: Un pull request marcado como hecho en Foco pasa a estado "Merged" o se comenta con "Cerrado desde Foco".
• Jira: Una issue pasa a "Done" y se añade un comentario con la fecha de cierre.
• Asana: La tarea se marca como completada y se notifica a los responsables.
• Linear: La issue se cierra y se registra el cambio en el historial.

Si desactivas esta opción, la tarea solo se marca como hecha en Foco, pero no se actualiza en la app original. Esto es útil si prefieres revisar manualmente antes de cerrar algo (ej.: en proyectos críticos).

3. Configura la captura de emails (y evita errores comunes)

Cada usuario tiene una dirección única u-xxxx@in.heyfoco.com (visible en Ajustes > Captura por email). Para usarla correctamente:

• Reenvía el correo: No lo reenvíes como adjunto ni lo copies a otra app. Foco necesita el correo original para extraer el asunto, cuerpo y metadatos.
• Usa la dirección correcta: Si mencionas esta función en un artículo o guía, solo usa el formato @in.heyfoco.com. Ejemplos de lo que NO debes hacer: tunombre@foco.app, capture@heyfoco.com, etc.
• Configura un contacto: Guarda tu dirección de captura como contacto (ej.: "Foco - Captura") para reenviar correos rápido desde el móvil o escritorio.
• Prueba con un correo de prueba: Envía un email con texto como "Reunión con Acme el jueves a las 15:00, prioridad alta" para ver cómo Foco detecta la fecha, hora y prioridad.

Cómo priorizar y planificar tareas de varias apps en un solo panel

1. Usa el modo Panorama para detectar cuellos de botella

El modo Panorama muestra todas tus tareas en una sola vista, cada una con el color de su trabajo. Ejemplo práctico:

• Tienes 5 tareas rojas (urgentes) del cliente A, 3 amarillas (importantes) del cliente B y 2 verdes (normales) del proyecto personal.
• Al verlas juntas, detectas que el cliente A tiene un plazo ajustado y decides posponer una tarea del cliente B para mañana.
• Si usas una hoja de cálculo o una app de notas, tendrías que revisar cada herramienta por separado y copiar manualmente las prioridades, lo que aumenta el riesgo de errores.

2. Filtra por fecha de realización o entrega (y evita solapamientos)

Cada tarea en Foco tiene dos fechas opcionales:

• Fecha de realización: Cuándo vas a trabajar en la tarea (ej.: "mañana de 10:00 a 12:00"). Aparece en el calendario y te ayuda a planificar el día.
• Fecha de entrega: El plazo límite (ej.: "viernes 18:00"). Usa esta fecha para filtrar tareas urgentes.

En la vista Lista, puedes agrupar tareas por cualquiera de estas fechas. Ejemplos reales:

• Hoy: Tareas con fecha de realización hoy, sin importar si son de GitHub, Jira o un email. Ideal para empezar el día con lo prioritario.
• Esta semana: Tareas con fecha de entrega en los próximos 7 días, ordenadas por prioridad. Útil para planificar la semana sin olvidar plazos.
• Sin fecha: Tareas sin plazo, que puedes revisar cuando tengas hueco (ej.: tareas de mantenimiento o aprendizaje).

Si sincronizas Google Calendar o Outlook, los eventos externos aparecen en el calendario de Foco junto a tus tareas. Así detectas solapamientos: por ejemplo, si tienes una reunión de 2 horas y 3 tareas con fecha de realización en ese mismo horario, puedes redistribuirlas.

3. Aprovecha las vistas Kanban y Calendario para agrupar por contexto

La vista Kanban te permite organizar tareas en columnas personalizables. Ejemplo práctico para un desarrollador:

• Columnas: "Por hacer", "En progreso", "Bloqueado", "Hecho".
• Uso: Arrastra una issue de GitHub de "Por hacer" a "En progreso" cuando empiezas a trabajar en ella. Si necesitas ayuda de otro equipo, la mueves a "Bloqueado".
• Ventaja: En escritorio, el arrastre es fluido; en móvil, usas pestañas para cambiar de columna.

La vista Calendario muestra las tareas con fecha de realización en un día, semana o mes. Ejemplo:

• Día: Ves todas las tareas programadas para hoy, junto a tus eventos de Google Calendar. Ideal para ajustar imprevistos.
• Semana: Planificas qué días tienen más carga (ej.: lunes con 5 tareas, martes con 2).
• Mes: Detectas semanas con plazos acumulados (ej.: 3 entregas el mismo viernes) y redistribuyes tareas con antelación.

Cuándo elegir Foco frente a alternativas como Asana o hojas de cálculo

Si llevas varios proyectos o clientes a la vez, estas son las diferencias clave:

• Foco vs. Asana: Asana está optimizado para gestionar un proyecto o equipo a la vez, con funciones como Timeline (Gantt) o portfolios. Foco, en cambio, está diseñado para centralizar tareas de varias apps en un solo panel, mostrando lo que viene de GitHub, Jira, Asana, Linear y emails sin duplicar trabajo. Además, Foco no exige pagar por asientos mínimos (Asana requiere al menos 2 usuarios en su plan Starter).
• Foco vs. hojas de cálculo: Una hoja de cálculo requiere actualizar manualmente cada tarea, prioridad y fecha. Foco sincroniza automáticamente los cambios en las apps originales y permite filtrar por fecha, prioridad o proyecto con un clic. También escala mejor: si una tarea es recurrente (ej.: revisar pull requests cada lunes), Foco crea automáticamente la siguiente ocurrencia al completarla.
• Foco vs. apps de notas: Apps como Notion o Evernote no están pensadas para gestionar plazos, prioridades o sincronización con herramientas externas. Foco, en cambio, detecta fechas, horas y prioridades al capturar tareas por voz o email, y muestra las tareas en un calendario junto a tus eventos.

Si trabajas en un solo proyecto con un equipo grande, Asana puede ser mejor opción. Pero si gestionas varios clientes o proyectos con herramientas distintas, Foco te ahorra tiempo y reduce errores al agrupar tareas de varias apps en un solo lugar.

Ejemplos reales de cómo usuarios organizan sus tareas con Foco

1. Desarrollador freelance con 3 clientes (GitHub, Jira, emails)

Situación: Un desarrollador trabaja para tres clientes, cada uno con su herramienta:

• Cliente A: Usa GitHub para issues y pull requests.
• Cliente B: Usa Jira para seguimiento de tareas.
• Cliente C: Envía peticiones por email.

Solución en Foco:

• Conexiones: Configura GitHub y Jira con trabajo destino fijo ("Cliente A - Desarrollo" y "Cliente B - Soporte"). Para emails, usa la dirección de captura y asigna automáticamente al trabajo "Cliente C - Peticiones".
• Vista Panorama: Ve todas las tareas en una sola lista, con colores distintos para cada cliente. Así detecta que el cliente A tiene 2 issues urgentes y el cliente C un email con plazo para hoy.
• Vista Calendario: Programa las issues del cliente A para mañana y el email del cliente C para hoy a las 16:00, evitando solapamientos.
• Sincronización bidireccional: Al cerrar una issue en Foco, se marca como "Done" en GitHub y se notifica al cliente.

2. Equipo pequeño con Asana, Linear y correos

Situación: Un equipo de 4 personas gestiona proyectos internos en Asana y tareas técnicas en Linear. Los clientes envían peticiones por email.

Solución en Foco:

• Conexiones: Conectan Asana y Linear con trabajo destino automático (la IA distribuye las tareas según el contenido). Los emails se capturan y asignan al trabajo "Clientes - Peticiones".
• Colaboración: Invitan a los 4 miembros al trabajo "Proyectos Internos" y asignan tareas de Asana a cada uno. En Linear, las issues aparecen en Foco con el responsable original.
• Vista Kanban: Usan columnas "Por hacer", "En progreso", "Revisión" y "Hecho". Cuando un miembro termina una tarea de Asana, la mueve a "Revisión" y notifica al responsable.
• Briefing diario: Configuran el Copiloto para que envíe un resumen diario con tareas vencidas, novedades de Linear y emails pendientes. Así el equipo empieza el día con prioridades claras.

Cómo evitar los errores más comunes al centralizar tareas

Estos son los fallos que suelen cometer los usuarios al empezar con Foco, y cómo solucionarlos:

• No configurar el trabajo destino correctamente: Si dejas el destino en "Automático" para una app que solo tiene tareas de un cliente, la IA puede asignarlas mal. Solución: Usa un trabajo fijo para apps con tareas de un solo proyecto.
• Olvidar activar la sincronización bidireccional: Si no activas "Completar también en el origen", las tareas cerradas en Foco no se actualizan en la app original. Solución: Revisa esta opción al conectar cada app.
• No usar fechas de realización: Si solo usas fechas de entrega, el calendario de Foco no te ayudará a planificar el día. Solución: Programa siempre una fecha y hora para trabajar en cada tarea, aunque sea aproximada.
• Reenviar correos como adjuntos: Foco no puede extraer datos de un correo adjunto. Solución: Reenvía el correo original a tu dirección de captura.
• No revisar las tareas detectadas por IA: Al usar Ráfaga o captura por voz, Foco puede crear tareas duplicadas o con datos incorrectos. Solución: Revisa siempre la lista de tareas detectadas antes de guardarlas.

Si aplicas batching para múltiples trabajos, puedes combinarlo con Foco para agrupar tareas por cliente y evitar cambios de contexto. Por ejemplo, dedica las mañanas al cliente A (tareas de GitHub y Jira) y las tardes al cliente B (emails y Asana).

Centralizar tareas no es solo verlas juntas, sino tomar decisiones con información global: saber que el pull request de GitHub y el email del cliente comparten plazo te permite priorizar sin saltar entre apps.

FAQ

¿Puedo conectar otras herramientas además de GitHub, Jira, Asana y Linear?

Sí, Foco permite conectar cualquier servidor MCP por su URL. Esto incluye herramientas como Trello, ClickUp o Monday.com, siempre que soporten el protocolo MCP. Sin embargo, las funciones de IA (como asignación automática de trabajos) solo están disponibles para GitHub, Jira, Asana, Linear y Notion en el plan Plus.

¿Qué pasa si una tarea se actualiza en la app original después de sincronizarse con Foco?

Foco sincroniza los cambios en ambas direcciones. Si una tarea se actualiza en GitHub (ej.: cambia la fecha de entrega), el cambio se reflejará en Foco en unos minutos. Si modificas la tarea en Foco (ej.: cambias la prioridad), se actualizará en la app original si tienes activada la opción "Completar también en el origen".

¿Puedo usar Foco para gestionar tareas personales además de las de trabajo?

Sí. Foco está diseñado para gestionar múltiples trabajos (además de las tareas personales). Puedes crear un trabajo llamado "Personal" y asignarle tareas como "Comprar regalo de cumpleaños" o "Llamar al banco". Estas tareas aparecerán en el modo Panorama junto a las de tus clientes, pero puedes filtrarlas usando el modo Foco o etiquetas.

¿Cómo evito que Foco cree tareas duplicadas al reenviar un email varias veces?

Foco detecta correos duplicados por su ID único. Si reenvías el mismo email varias veces, solo se creará una tarea la primera vez. Sin embargo, si reenvías un correo con el mismo asunto pero distinto contenido (ej.: una cadena de emails), Foco creará una tarea nueva cada vez. Para evitarlo, revisa la bandeja de entrada antes de reenviar o usa etiquetas para agrupar tareas relacionadas.

¿Puedo compartir una tarea concreta con alguien que no usa Foco?

Sí. Foco genera un enlace público para cada tarea, que puedes compartir por email o mensaje. Este enlace muestra solo la información de esa tarea (título, descripción, fechas, notas adjuntas), sin dar acceso al resto de tu panel. Es útil para colaborar con clientes o compañeros que no usan Foco.