Cómo centralizar tareas de GitHub, Jira, Asana, Notion y emails en un solo panel sin cambiar de herramienta

Para centralizar tareas de GitHub, Jira, Asana, Notion y emails en un solo panel sin abandonar estas herramientas, usa Foco Plus. La app conecta por OAuth cada plataforma y trae automáticamente las tareas asignadas o donde te mencionan, creando un tablero unificado con colores por proyecto. Por ejemplo: las issues de Jira de un cliente aparecen en rojo, las pull requests de GitHub de otro en azul, y los correos reenviados a tu dirección u-xxxx@in.heyfoco.com se convierten en tareas con el email adjunto como nota. Al marcar una tarea como hecha en Foco, la integración cierra o comenta el elemento original en su herramienta (si activas la opción 'completar también en el origen').

Paso a paso: cómo configurar las conexiones en Foco Plus

1. Accede a Conexiones: Ve a Configuración > Conexiones en Foco Plus. El catálogo incluye Notion, Linear, GitHub, Jira, Asana y servidores MCP. Cada conexión usa OAuth: autorizas el acceso desde tu cuenta sin compartir contraseñas.

2. Elige el trabajo destino: Al conectar una app, selecciona dónde se crearán sus tareas. Opciones:

• Automático: Foco analiza el contenido (título, descripción, etiquetas) y asigna la tarea al trabajo más relevante. Ejemplo: una issue de Jira con la etiqueta 'marketing' va al trabajo 'Cliente Y - Campaña Q3'.
• Trabajo fijo: Todas las tareas de esa conexión van a un mismo trabajo. Ejemplo: todas las pull requests de GitHub al trabajo 'Desarrollo Cliente X'.

3. Configura qué elementos se sincronizan: Cada integración trae solo lo relevante para ti. Ejemplos:

• GitHub: Issues asignadas a ti, pull requests donde te mencionan o te piden revisión.
• Jira: Issues asignadas a tu usuario (puedes filtrar por proyectos específicos).
• Asana: Tareas asignadas a ti en cualquier proyecto o equipo.
• Notion: Páginas o tareas donde te mencionan o asignan (soporta bases de datos y listas de tareas).

4. Activa 'completar también en el origen': Al marcar una tarea como hecha en Foco, el elemento original se actualiza. Ejemplos:

• En GitHub, cerrar una pull request en Foco la cierra en GitHub con un comentario automático 'Resuelto en Foco'.
• En Jira, completar una issue añade un comentario y cambia su estado a 'Done'.
• En Asana, la tarea se marca como completada.

Cómo añadir tareas de emails sin reenviar manualmente

Cada usuario de Foco Plus tiene una dirección única de captura: u-xxxx@in.heyfoco.com (visible en Configuración > Captura por email). Al reenviar un correo a esa dirección:

• Foco extrae el asunto como título de la tarea.
• Adjunta el correo completo como nota (texto, imágenes y archivos).
• Detecta fechas (ej.: 'para el viernes') y las añade como fecha de realización o entrega.

Ejemplo: Un correo con el asunto 'Revisar propuesta para Cliente Z - plazo 15/10' se convierte en una tarea con fecha de entrega el 15/10, prioridad 'importante' y el correo adjunto. Puedes rotar tu dirección de captura en cualquier momento si sospechas que ha sido comprometida.

Ejemplo real: cómo un desarrollador freelance centraliza 3 clientes en Foco

Situación: Un desarrollador gestiona 3 clientes, cada uno con su herramienta:

• Cliente A (startup): Usa Jira para issues y GitHub para código. Configura en Foco: conexión a Jira con trabajo destino 'Cliente A - Desarrollo' y conexión a GitHub con trabajo destino 'Cliente A - Revisión PRs'.
• Cliente B (agencia): Usa Asana para tareas y Notion para documentación. Configura: conexión a Asana con trabajo destino 'Cliente B - Tareas' y conexión a Notion con trabajo destino 'Cliente B - Docs'.
• Cliente C (empresa): Envía solicitudes por email. Reenvía los correos a su dirección u-xxxx@in.heyfoco.com, que crea tareas en el trabajo 'Cliente C - Emails'.

Resultado: En el modo Panorama de Foco, ve todas las tareas juntas, cada una con el color de su cliente. Al entrar en el modo Foco del trabajo 'Cliente A - Desarrollo', solo ve las issues de Jira y pull requests de GitHub de ese cliente. Al completar una issue en Foco, Jira se actualiza automáticamente.

Cómo priorizar tareas de múltiples herramientas en Foco

1. Usa el modo Panorama: Muestra todas las tareas de todos los trabajos, cada una con el color de su contenedor. Filtra por fecha de realización, entrega, prioridad o etiquetas. Ejemplo: Filtra por 'hoy' y prioridad 'urgente' para ver solo lo crítico del día.

2. Agrupa por fecha de entrega: En la vista Lista, selecciona 'Agrupar por fecha de entrega' para ver qué tareas vencen pronto, sin importar de qué herramienta provengan. Ejemplo: Una issue de Jira con entrega hoy y un correo con plazo mañana aparecen juntos.

3. Asigna prioridades: Marca tareas como 'normal', 'importante' o 'urgente'. Ejemplo: Una pull request de GitHub con el label 'bug' se marca como 'urgente' automáticamente si configuras una regla en Foco.

Ventajas concretas frente a alternativas genéricas

Herramientas como Asana o Trello están diseñadas para gestionar proyectos dentro de una misma organización, pero fallan al manejar varios clientes o equipos externos con herramientas distintas. Comparación:

• Colaboración con clientes externos: Foco permite invitar colaboradores ilimitados en el plan de 4 EUR/mes. Asana cobra 21.98 USD/mes por 2 asientos (mínimo), aunque trabajes solo.
• Integraciones bidireccionales: Foco actualiza el estado en la herramienta original al completar una tarea. Asana solo muestra tareas de Jira o GitHub, pero no las cierra desde su interfaz.
• Vistas flexibles: Foco tiene modo Panorama (todas las tareas juntas) y modo Foco (un solo proyecto). Asana no permite aislar un proyecto sin perder de vista el resto.
• Captura de emails: Foco extrae tareas de correos reenviados a u-xxxx@in.heyfoco.com y adjunta el email como nota. Asana no tiene esta función nativa.

Si gestionas múltiples trabajos, Foco evita el cambio de contexto al centralizar todo en un solo panel, sin migrar datos ni pagar por asientos innecesarios. Para profundizar en cómo agrupar tareas por tipo de trabajo y evitar cambios de contexto, revisa esta guía paso a paso.

Cómo evitar la sobrecarga al centralizar tareas

1. Usa etiquetas para filtrar: Añade etiquetas como 'bug', 'reunión' o 'documentación' a las tareas. Ejemplo: Filtra por la etiqueta 'bug' para ver solo issues críticas de GitHub y Jira.

2. Aplica la regla de los 2 minutos: Si una tarea (ej.: un correo reenviado a Foco) toma menos de 2 minutos, hazla al momento. Para microtareas frecuentes, revisa cómo aplicar esta regla en múltiples trabajos.

3. Agrupa tareas por batching: Usa la vista Kanban para mover tareas similares a una misma columna (ej.: 'Revisión'). Para aprender a agrupar por cliente sin perder plazos, consulta esta guía de batching.

Centralizar tareas no es solo ver todo en un sitio, sino decidir qué ignorar en cada momento.

Preguntas frecuentes sobre centralizar tareas en Foco

FAQ

¿Puedo conectar herramientas que no están en el catálogo de Foco?

Sí, si el servidor soporta MCP (ej.: GitLab, ClickUp). Añade la URL del servidor en Configuración > Conexiones y selecciona 'Servidor MCP'. Foco traerá las tareas asignadas a ti.

¿Qué pasa si una tarea se actualiza en la herramienta original (ej.: Jira)?

Foco sincroniza los cambios cada 15 minutos. Si una issue en Jira cambia de estado o fecha, la tarea en Foco se actualiza automáticamente.

¿Puedo compartir una tarea concreta con un cliente sin darle acceso a Foco?

Sí. Genera un enlace público para una tarea específica desde la opción 'Compartir' en su menú. El enlace no da acceso al resto de Foco ni a otras tareas.

¿Cómo evito que Foco cree tareas duplicadas de la misma issue en Jira o GitHub?

Foco usa un ID único para cada tarea importada. Si una issue ya está en Foco, no se crea un duplicado, aunque la sincronización la detecte de nuevo.

¿Puedo usar Foco para gestionar tareas personales además de las de trabajo?

Sí. Crea un trabajo llamado 'Personal' y usa el modo Panorama para ver todas tus tareas (laborales y personales) juntas, cada una con su color. En el modo Foco del trabajo 'Personal', solo verás esas tareas.