Todoist vs Foco para múltiples trabajos: cómo Foco centraliza tareas de varios clientes sin cambiar de app

Si gestionas varios clientes o proyectos a la vez, es probable que hayas probado Todoist. Es una herramienta sólida para listas de tareas, pero cuando trabajas con múltiples trabajos (cada uno con sus plazos, prioridades y herramientas) su estructura se queda corta. Aquí es donde Todoist vs Foco para múltiples trabajos se convierte en una comparación clave: mientras Todoist está diseñado para gestionar proyectos individuales, Foco está pensado para centralizar tareas de varios clientes en un solo lugar, sin fragmentación. En este artículo, analizamos en qué casos Todoist sigue siendo útil, por qué Foco resuelve problemas específicos de freelancers y equipos pequeños, y cómo elegir según tus necesidades reales.

1. La limitación clave de Todoist para freelancers: proyectos globales vs trabajos independientes

Todoist organiza las tareas en proyectos, pero su plan gratuito solo permite 5 proyectos activos en total. Esto significa que, si trabajas con 3 clientes, un proyecto personal y otro para facturas, ya has agotado el límite. Aunque el plan Pro (5 USD/mes) amplía este número a 300 proyectos, sigue siendo un enfoque global: no hay una separación clara entre trabajos independientes, lo que obliga a crear jerarquías artificiales (como etiquetas o subproyectos) para simular lo que Foco hace de forma nativa.

1.1. ¿Por qué los proyectos de Todoist no son suficientes para varios clientes?

Imagina que eres diseñadora freelance con 4 clientes activos. En Todoist, tendrías que crear un proyecto por cliente (ej.: "Cliente A - Web", "Cliente B - Logo") y usar etiquetas para prioridades. El problema surge cuando necesitas ver todas tus tareas pendientes (de todos los clientes) en un mismo lugar: Todoist muestra los proyectos en paralelo, pero no hay una vista que agrupe las tareas por contexto de trabajo (es decir, por cliente). Esto te obliga a saltar entre proyectos o a usar filtros manuales, lo que añade fricción.

En cambio, Foco usa trabajos como contenedores independientes, cada uno con su nombre y color. Por ejemplo, puedes tener un trabajo llamado "Cliente A" (azul) y otro "Cliente B" (verde). Cuando abres el modo Panorama, ves todas las tareas de todos los trabajos en una sola lista, cada una con el color de su cliente. Si necesitas concentrarte en uno, entras en el modo Foco y el tablero filtra automáticamente solo las tareas de ese trabajo. Esto elimina la necesidad de crear jerarquías complejas o de recordar qué tarea pertenece a qué cliente.

2. Fragmentación de tareas: cómo Foco unifica lo que Todoist dispersa

Uno de los mayores dolores de gestionar varios clientes es la fragmentación de tareas. En Todoist, si un cliente te envía una solicitud por email, otra por Slack y otra en una reunión, terminas con tareas dispersas en diferentes herramientas. Aunque Todoist permite añadir tareas por email (con una dirección personalizada) o integrarse con apps como Slack, estas funciones están limitadas al plan Pro y no resuelven el problema de fondo: las tareas siguen llegando en formatos distintos y requieren copiar y pegar manualmente.

2.1. Captura de tareas en Todoist vs Foco: de lo manual a lo automático

En Todoist, para capturar una tarea desde un email debes reenviarlo a una dirección personalizada (ej.: proyecto123@todoist.net) o usar la extensión del navegador. El problema es que cada proyecto tiene su propia dirección de email, lo que complica el flujo si trabajas con varios clientes. Además, el contenido del email se adjunta como comentario, no como una nota editable, y no hay forma de extraer automáticamente fechas, prioridades o recordatorios.

Foco aborda esto de dos formas:

• Captura por email (solo plan Plus): Cada usuario tiene una dirección única (ej.: u-xxxx@in.heyfoco.com) que no depende del trabajo. Al reenviar un email, Foco extrae automáticamente el título de la tarea, adjunta el correo como nota y detecta fechas, prioridades y recordatorios. Si el email incluye una fecha límite (ej.: "para el viernes"), la tarea se crea con esa fecha de entrega ya rellenada.
• Conexiones con herramientas (solo plan Plus): Foco se integra con Notion, Linear, GitHub, Jira y Asana mediante OAuth. Por ejemplo, si un cliente te asigna una issue en GitHub, Foco la trae como tarea a un trabajo destino que tú elijas (o lo decide la IA automáticamente). Si activas la opción "completar también en el origen", al marcar la tarea como hecha en Foco, se cierra la issue en GitHub. Esto evita tener que revisar cada herramienta por separado.

2.2. Dictado de tareas: de la transcripción básica a la creación inteligente

Todoist permite añadir tareas por voz en su app móvil, pero se limita a transcribir el texto sin procesarlo. Por ejemplo, si dices "Revisar el diseño del cliente A para el jueves a las 3pm, importante", Todoist creará una tarea con ese texto literal, sin extraer la fecha, hora o prioridad. Tendrás que editarla manualmente después.

Foco va un paso más allá con dos funciones:

• Captura por voz: Dictas la tarea y Foco transcribe el audio, lo adjunta como nota y detecta automáticamente fechas, horas, recurrencias, prioridades y recordatorios. Por ejemplo, si dices "Llamar al cliente B mañana a las 10am, urgente, cada martes", Foco creará una tarea con título "Llamar al cliente B", fecha de realización el día siguiente a las 10am, prioridad urgente y recurrencia semanal los martes. El audio queda adjunto por si necesitas revisarlo.
• Ráfaga (solo plan Plus): Dictas varias tareas seguidas y Foco las separa en vivo. Por ejemplo, si dices "Enviar factura a cliente A, revisar contrato con cliente B para el viernes, llamar a proveedor mañana", Foco creará tres tareas distintas con los datos detectados. Al parar, te muestra la lista para revisar, editar o descartar antes de guardarlas todas de golpe. En el plan gratuito hay 5 usos al mes y el dictado dura hasta 2 minutos; con Plus es ilimitado.

La fragmentación no es un problema de herramientas, sino de diseño: las apps pensadas para un solo proyecto no pueden escalar a varios trabajos sin añadir complejidad artificial.

3. Vistas y organización: por qué Todoist obliga a adaptarte y Foco se adapta a ti

Todoist ofrece tres vistas principales: lista, tablero (kanban) y calendario. Sin embargo, estas vistas son globales: muestran todas las tareas de todos los proyectos, sin filtrar por contexto. Por ejemplo, si quieres ver solo las tareas del cliente A en el calendario, debes crear un filtro manual (ej.: "proyecto: Cliente A"). Esto funciona, pero requiere configuración adicional y no es intuitivo para cambiar de contexto rápidamente.

3.1. Modo Panorama vs modo Foco: la diferencia entre ver todo y concentrarte en uno

Foco resuelve esto con dos modos de visualización:

• Modo Panorama: Muestra todas las tareas de todos los trabajos en una sola lista, cada una con el color de su trabajo. Es útil para tener una visión global de tu día o semana, sin perder de vista qué pertenece a cada cliente.
• Modo Foco: Al seleccionar un trabajo, el tablero filtra automáticamente solo las tareas de ese cliente o proyecto. Esto es clave para evitar distracciones: si estás trabajando en el cliente A, no verás las tareas del cliente B. Puedes cambiar de modo con un clic, sin configurar filtros manuales.

3.2. Vistas flexibles: lista, kanban y calendario con contexto

Foco ofrece tres vistas que se adaptan a ambos modos:

• Lista: Agrupa las tareas pendientes por fecha (Hoy, Esta semana, Más adelante, Sin fecha) y tiene una sección plegable para las tareas hechas. Puedes filtrar por fecha de realización o de entrega, lo que es útil para priorizar según plazos.
• Kanban: Columnas personalizables (ej.: Por hacer, Haciendo, Hecho) que funcionan tanto en escritorio (arrastrar y soltar) como en móvil (pestañas). A diferencia de Todoist, donde el kanban es global, en Foco las columnas se aplican solo al trabajo seleccionado en modo Foco.
• Calendario: Muestra las tareas con fecha de realización en una vista semanal o mensual (en escritorio) o diaria (en móvil). A diferencia de Todoist, donde el calendario solo muestra tareas con fecha, en Foco puedes ver también los eventos de tu Google Calendar o Outlook sincronizados, lo que centraliza en un solo lugar tus compromisos y tareas.

4. Colaboración y sincronización: dónde Todoist gana y dónde Foco lo supera

Todoist tiene ventajas en colaboración para equipos grandes. Su plan Business (8 USD/usuario/mes) incluye workspaces compartidos, controles de administración y permisos granulares. Esto es útil si trabajas con un equipo fijo o necesitas gestionar accesos complejos. Sin embargo, para freelancers que colaboran ocasionalmente con otros profesionales (ej.: un diseñador que trabaja con un desarrollador en un proyecto puntual), el modelo de Todoist puede ser excesivo.

4.1. Colaboración en Foco: sencilla y sin planes por usuario

Foco aborda la colaboración de forma más ágil:

• Invitar a un trabajo: Puedes invitar a otras personas a un trabajo específico por email. El invitado recibe un enlace para unirse y, una vez aceptado, puede ver y editar solo las tareas de ese trabajo. No hay planes por usuario: el dueño del trabajo paga su suscripción (Foco 4 EUR/mes o Plus 20 EUR/mes) y los invitados acceden sin coste adicional.
• Asignar tareas: Solo puedes asignar tareas a miembros aceptados en un trabajo. Esto evita que alguien externo acceda a información sensible.
• Compartir una tarea: Generas un enlace público para una tarea concreta. Quien lo abra verá solo esa tarea (con su título, descripción y notas), sin acceso al resto de Foco. Es útil para compartir actualizaciones con clientes sin darles acceso a tu tablero.

4.2. Sincronización de calendario: Todoist vs Foco

Todoist permite sincronizar su calendario con Google Calendar o Outlook, pero solo en una dirección: las tareas de Todoist aparecen en tu calendario externo, pero no al revés. Esto significa que si tienes reuniones o eventos en Google Calendar, no los verás en Todoist a menos que los copies manualmente.

Foco sincroniza tu Google Calendar o Outlook en ambas direcciones (solo lectura): los eventos externos aparecen en el calendario de Foco junto a tus tareas. Esto te permite ver en un solo lugar qué tienes que hacer y qué reuniones tienes, sin saltar entre apps. Por ejemplo, si un cliente te agenda una llamada en Google Calendar, aparecerá en Foco como un evento, y podrás planificar tus tareas alrededor.

5. Precios: ¿cuándo vale la pena pagar por Todoist o por Foco?

Los precios de Todoist y Foco reflejan sus enfoques distintos. Todoist es más económico para uso individual básico, pero se encarece si necesitas colaboración o integraciones. Foco tiene un plan gratuito generoso para uso personal y planes de pago que escalan según las necesidades de centralización.

5.1. Comparativa de precios (a julio de 2026)

• Todoist Free: Gratis. Máximo 5 proyectos activos, sin recordatorios, sin adjuntos.
• Todoist Pro: 5 USD/mes (pago anual) o 7 USD/mes (pago mensual). Hasta 300 proyectos, recordatorios, adjuntos y filtros avanzados.
• Todoist Business: 8 USD/usuario/mes (pago anual) o 10 USD/usuario/mes (pago mensual). Workspaces compartidos y controles de administración.
• Foco Gratis: Gratis permanente. Trabajos y tareas ilimitados, vistas lista y kanban, captura por texto y voz, etiquetas.
• Foco 4 EUR/mes: Añade vista de calendario, sincronización de calendario, colaboración y asignar tareas.
• Foco Plus 20 EUR/mes: Todo lo anterior más IA: Ráfaga ilimitada, Copiloto con conexiones (Notion, Linear, GitHub, Jira, Asana), captura por email y briefing diario.

5.2. ¿Cuándo elegir Todoist?

• Si gestionas un solo proyecto o pocos clientes y no necesitas colaboración ni integraciones complejas.
• Si buscas una herramienta económica para listas personales y no te importa el límite de 5 proyectos en el plan gratuito.
• Si trabajas en un equipo grande con necesidades de administración avanzada (workspaces, permisos, etc.).

5.3. ¿Cuándo elegir Foco?

• Si llevas varios clientes o trabajos a la vez y necesitas separarlos sin fragmentación.
• Si recibes tareas por múltiples canales (email, herramientas de trabajo, reuniones) y quieres centralizarlas automáticamente.
• Si necesitas vistas flexibles que se adapten a diferentes contextos (ver todo vs concentrarte en un cliente).
• Si colaboras ocasionalmente con otros profesionales y no quieres pagar por usuario adicional.
• Si usas Google Calendar o Outlook y quieres ver tus eventos junto a tus tareas en un solo lugar.

6. Conclusión: Todoist vs Foco para múltiples trabajos, ¿cuál es la mejor opción?

La elección entre Todoist vs Foco para múltiples trabajos depende de tu flujo de trabajo. Todoist es una excelente opción si gestionas proyectos individuales o trabajas en equipo con necesidades de administración avanzada. Sin embargo, si llevas varios clientes a la vez, recibes tareas por múltiples canales y necesitas centralizar todo en un solo lugar sin fragmentación, Foco está diseñado específicamente para eso.

Foco no es solo una alternativa a Todoist, sino una herramienta pensada para eliminar la complejidad artificial que surge cuando intentas adaptar una app de un solo proyecto a varios trabajos. Con funciones como los modos Panorama y Foco, la captura automática de tareas desde emails y herramientas, y las vistas flexibles, Foco te permite trabajar en varios contextos sin perder el enfoque.

Si quieres probar cómo Foco puede simplificar tu gestión de múltiples clientes, empieza con el plan gratuito y explora sus funciones. Si necesitas más automatización, el plan Plus (20 EUR/mes) incluye el Copiloto con integraciones, captura por email y el briefing diario, ideal para freelancers que buscan ahorrar tiempo en la organización.

Para profundizar en cómo organizar tu tiempo cuando gestionas varios trabajos, puedes leer sobre el Método de los tres 8 para múltiples trabajos: cómo equilibrar productividad y bienestar sin quemarte. Si te interesa cómo convertir emails en tareas de forma eficiente, consulta nuestra guía paso a paso con ejemplos reales.

FAQ

¿Puedo usar Todoist y Foco al mismo tiempo?

Sí, pero no es recomendable si buscas centralizar tareas. Puedes usar Todoist para listas personales y Foco para gestionar varios clientes, pero duplicarás el trabajo de añadir tareas en dos apps. Foco está diseñado para reemplazar la necesidad de usar múltiples herramientas.

¿Foco tiene recordatorios como Todoist?

Sí, Foco permite añadir recordatorios a las tareas, que se activan minutos antes de la fecha de realización. A diferencia de Todoist, donde los recordatorios son una función de pago (plan Pro), en Foco están disponibles desde el plan gratuito.

¿Cómo gestiona Foco las tareas recurrentes?

En Foco, al completar una tarea recurrente (diaria, semanal, mensual o anual), se crea automáticamente la siguiente ocurrencia. Puedes configurar la recurrencia al crear la tarea o editarla después. A diferencia de Todoist, donde las tareas recurrentes se gestionan con sintaxis de texto (ej.: "cada lunes"), en Foco es un campo visual.

¿Puedo importar mis tareas de Todoist a Foco?

Foco no tiene una función de importación directa desde Todoist, pero puedes exportar tus tareas de Todoist en formato CSV y luego importarlas manualmente a Foco. El proceso es manual, pero te permite migrar tus datos sin perder información.

¿Foco es mejor que Todoist para equipos?

Depende del tamaño del equipo. Todoist es mejor para equipos grandes con necesidades de administración avanzada (workspaces, permisos, etc.), ya que su plan Business incluye estas funciones. Foco es más adecuado para freelancers o equipos pequeños que colaboran ocasionalmente y buscan centralizar tareas sin pagar por usuario adicional.