Acta de reunion

Una reunion sin acta es una reunion que se evapora: al dia siguiente cada uno recuerda algo distinto, nadie sabe quien quedo con que tarea y la siguiente cita empieza discutiendo lo que ya se hablo. El acta no es burocracia, es lo que convierte una conversacion en compromisos con nombre y fecha.

Esta lista cubre el ciclo completo de una reunion util, del orden del dia que se comparte antes al acta que se envia despues. No pretende alargar las reuniones, pretende que cada una termine con decisiones claras y tareas repartidas, de modo que el tiempo invertido se traduzca en algo que ocurre de verdad.

El recorrido de la reunion

Estos son los puntos que trae la plantilla, en el orden natural de antes, durante y despues:

• Fijar el objetivo de la reunion antes de convocarla
• Compartir el orden del dia antes para que todos lleguen preparados
• Confirmar a los asistentes que hacen falta
• Repasar los acuerdos pendientes de la ultima vez
• Tratar cada punto por turno sin saltar de tema
• Anotar las decisiones tomadas al momento
• Asignar cada tarea a una persona concreta
• Poner fecha a cada tarea para que tenga plazo
• Resumir los acuerdos al cierre en voz alta
• Enviar el acta a los asistentes despues

Como funciona en Foco

Al importarla, Foco crea el trabajo "Acta" con estos puntos en la vista Lista, agrupados por fecha para que el orden del dia y el envio posterior no se mezclen. Marcas cada punto segun avanza la reunion y, si es una reunion periodica, le pones recurrencia para que la estructura reaparezca sola cada vez.

Durante la reunion puedes crear una tarea por cada acuerdo, asignarla a la persona responsable y ponerle fecha ahi mismo; y si vas rapido, dictar la decision por voz, que Foco detecta la fecha y el aviso al vuelo.